პროექტის გეგმა არის პროექტის მენეჯერის მიერ დაგეგმილი დეტალური დაგეგმვის კულმინაცია. ეს არის სამაგისტრო დოკუმენტი, რომელიც ხელმძღვანელობს პროექტის განხორციელებას. პროექტის მენეჯმენტის ინსტიტუტის თანახმად , ეს "ფორმალური, დამტკიცებული დოკუმენტია, რომელიც გამოიყენება როგორც პროექტის განხორციელებისა და პროექტის კონტროლისთვის". ეს გეგმის გეგმაა, რადგან დოკუმენტირებულია პროექტის მენეჯერის მიზნები პროექტის თითოეული ძირითადი საქმისთვის .
ქვემოთ მოყვანილია კრიტიკული ელემენტები, რომლებიც მოიძებნა მრავალი პროექტის გეგმებში. ორგანიზაციებს გააჩნიათ მათი პროცესები და პროტოკოლები, თუ რა უნდა იყოს პროექტის გეგმაში და ზოგადად, თუ როგორ უნდა განხორციელდეს პროექტები, ამიტომ ყველა პროექტის მენეჯმენტის გეგმას ექნება ეს ელემენტები. თუმცა, პროექტის მენეჯერები უნდა განიხილონ ყველა მათგანი დაგეგმვის ფაზაში, რათა თავიდან იქნეს აცილებული პროექტის აღსრულების ფაზაში დაბნეულობა და იძულებითი იმპროვიზაცია.
01 პროექტის მიზნები
02 პროექტის მასშტაბი
პროექტის მიზნების მსგავსად, ფარგლები განისაზღვრება წესდებით; თუმცა პროექტის მენეჯერმა უნდა გააუმჯობესოს პროექტის გეგმაში მოცემული გეგმა. პროექტის ერთ-ერთი საუკეთესო გზაა იმის განსაზღვრა, თუ რა არის ფარგლებს გარეთ. მაგალითისთვის, სახელმძღვანელოს პროცესის ავტომატიზირების პროექტი დასჭირდება საჭიროებისამებრ განსაზღვრას იმ პროცესზე, როდესაც ეს პროცესი იწყება და მიზანშეწონილია გამორიცხავს პროექტის ფარგლებს გარეთ არსებულ ამოცანებს. ეს ინფორმაცია ხელს უწყობს პროექტის მენეჯერს განსაზღვროს, თუ რა არის ფარგლებში.
03 მაილონი და ძირითადი მიწოდება
პროექტისთვის მიღწეული წარმატებები უწოდებენ ეტაპს. ძირითადი სამუშაო პროდუქტები უწოდებენ ძირითად მიწოდებას. ისინი პროექტის დიდ ნაწილს წარმოადგენენ პროექტზე. პროექტის გეგმა უნდა შეიცავდეს ამ ნივთებს, განსაზღვროს ისინი და დაადგინოს ვადები მათი დასრულებისათვის.
აცხადებენ, რომ ორგანიზაცია ახორციელებს პროექტის ახალ პროგრამას. ასეთ პროექტს აქვს ორივე ეტაპი და მიწოდება. ძირითადი მიწოდება შეიძლება იყოს ბიზნესის მოთხოვნების საბოლოო ნუსხა და იმ ფუნქციების ჩამონათვალი, რომლებიც ახორციელებენ იმ ბიზნეს მოთხოვნებს. ამის შემდეგ პროექტი შეიძლება ჰქონდეს ბიზნეს დიზაინის დასასრულს, სისტემური გამოცდის დასასრულის დასასრულს, მომხმარებელთა მიღების ტესტირების დასრულების და პროგრამული გადატანის თარიღის ბოლომდე. ამ ეტაპებს აქვს მათთან დაკავშირებული სამუშაო პროდუქტები, მაგრამ უფრო მეტია, ვიდრე პროცესები, ვიდრე პროდუქცია.
მაილსტონის და ძირითადი მიწოდების ვადები არ უნდა იყოს ზუსტი თარიღები, მაგრამ უფრო ზუსტად ეს თარიღები, მით უკეთესი. რაღაც ოქტომბრის ბოლომდე შეიძლება მიღწეულიყო ოქტომბერში 1-დან 31-ის ჩათვლით, მაგრამ 15 ოქტომბრის ბოლო ვადაა 15 ოქტომბრის ან მისი დამონტაჟება. ზუსტი თარიღები დაეხმარება პროექტების მენეჯერს ზუსტი სამუშაოს შესრულების სტრუქტურაში.
04 სამუშაო დაშლის სტრუქტურა
სამუშაო განშორების სტრუქტურა ან WBS, განავითაროს ეტაპები და ძირითადი მიწოდებას პროექტში პატარა მოცულობით, რათა ერთ პიროვნებას დაეკისროს პასუხისმგებლობა თითოეულ ბლოკზე. პროექტის განმსაზღვრელი სტრუქტურის შემუშავებისას პროექტის მენეჯერი განიხილავს ისეთ მნიშვნელოვან ფაქტორებს, როგორებიცაა პროექტის გუნდის წევრების ძლიერი მხარეები და სისუსტეები, ამოცანებს შორის ურთიერთდამოკიდებულება, ხელმისაწვდომი რესურსები და მთელი პროექტის ხანგრძლივობა.
პროექტის მენეჯერი საბოლოო ჯამში პასუხისმგებელია პროექტის წარმატებისთვის, მაგრამ მას არ შეუძლია მარტო მუშაობა. WBS არის ინსტრუმენტი პროექტის მენეჯერი იყენებს უზრუნველყოს ანგარიშვალდებულების პროექტი, რადგან იგი ეუბნება პროექტის სპონსორი, პროექტის გუნდის წევრები და დაინტერესებულ მხარეებს, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან იმაზე, თუ რა. თუ პროექტის მენეჯერი შეშფოთებულია ამოცანასთან დაკავშირებით, პროექტის მენეჯერმა იცის ზუსტად ვინ შეხვდება ამ შეშფოთებას.
05 ბიუჯეტი
პროექტის ბიუჯეტი გვიჩვენებს, თუ რა თანხა გამოიყოფა პროექტის განხორციელების მიზნით. პროექტის მენეჯერი პასუხისმგებელია ამ რესურსების დასაბუთებლად. პროექტს, რომელსაც აქვს მოვაჭრეები, პროექტის მენეჯერი უზრუნველყოფს მიწოდების პირობებს ხელშეკრულების პირობების შესაბამისად, განსაკუთრებული ყურადღება მიაქვს ხარისხზე. პროექტის ბიუჯეტები დაკავშირებულია ადამიანური რესურსების გეგმის მიხედვით.
06 ადამიანური რესურსების გეგმა
ადამიანური რესურსების გეგმა გვიჩვენებს, თუ როგორ დაკომპლექტდება პროექტი. ზოგჯერ ცნობილია როგორც დაკომპლექტების გეგმა. ეს გეგმა განსაზღვრავს ვინ იქნება პროექტის გუნდი და რამდენი დროა ვალდებულება თითოეული ადამიანის მოსალოდნელია. ამ გეგმის შემუშავების პროცესში პროექტის მენეჯერი მოლაპარაკებებს აწარმოებს გუნდის წევრებთან და მათ ზედამხედველებთან, თუ რამდენ დროს ატარებს თითოეულ გუნდს პროექტისთვის. თუ კადრების მომზადება საჭიროა პროექტის შესახებ, მაგრამ არ არის პროექტის გუნდის ნაწილი, რომელიც ასევე დაკომპლექტებულია დაკომპლექტების გეგმაში. კვლავ კონსულტაციის სათანადო ზედამხედველები არიან.
რისკების მართვის გეგმა
ბევრ რამეზე შეიძლება პროექტზე არასწორი შეტანა. მიუხედავად იმისა, რომ ყველა შესაძლო კატასტროფა ან მცირე hiccup არის პერსპექტივა, ბევრი შეიძლება წინასწარმეტყველებს. რისკის მართვის გეგმის ფარგლებში პროექტის მენეჯერი განსაზღვრავს პროექტის რისკებს, რის შედეგადაც მოხდება რისკები და რისკების შესამცირებლად სტრატეგიები. პროექტის მენეჯერი ცდილობს პროექტის სპონსორი , პროექტის გუნდი, დაინტერესებული მხარეები და შიდა ექსპერტები.
შემარბილებელი სტრატეგიები იქმნება იმ რისკებზე, რომლებიც სავარაუდოდ მოხდება ან მათთან დაკავშირებული მაღალი ხარჯები აქვთ. ნაკლებად სავარაუდოა, რომ მოხდეს რისკები, რომლებიც დაბალი ხარჯები აქვთ გეგმაში; თუმცა მათ არ შეუძლიათ შემარბილებელი სტრატეგიები.
08 კომუნიკაციების გეგმა
საკომუნიკაციო გეგმა ასახავს იმას, თუ როგორ იმოქმედებს პროექტი სხვადასხვა აუდიტორიისათვის. სამუშაო უბნის სტრუქტურის მსგავსად, კომუნიკაციების გეგმა პასუხისმგებლობას აკისრებს თითოეული კომპონენტის პროექტის გუნდის წევრს.
თითოეული გზავნილი განკუთვნილია აუდიტორიისთვის. პროექტის მენეჯერები უზრუნველყოფენ თითოეულ შეტყობინებას მორგებული მისი კონკრეტული აუდიტორია. საკომუნიკაციო გეგმას ეხმარება პროექტის მენეჯერები სწორი ინფორმაციის მიღების უფლებას სწორი ადამიანებისათვის.
დაინტერესებულ მხარეთა მენეჯმენტის გეგმა
დაინტერესებული მხარის მენეჯმენტის გეგმა განსაზღვრავს, თუ როგორ დაინტერესებულ მხარეებს გამოიყენებენ პროექტში. ზოგჯერ დაინტერესებულ მხარეებს მხოლოდ ინფორმაციის მიღება სჭირდებათ. ეს შეიძლება იყოს მიღებული საკომუნიკაციო გეგმით. დაინტერესებულ მხარეთაგან მეტი საჭიროების შემთხვევაში, დაინტერესებულ მხარეთა მენეჯმენტის გეგმა ასახავს თუ როგორ მიიღება ეს.
10 ცვლილების მართვის გეგმა
ცვლილების მენეჯმენტის გეგმა პროექტში ცვლილებების შეტანის ჩარჩოებს ასახავს. პროექტის მენეჯერები, როგორც წესი, სურთ ცვლილებების თავიდან აცილება პროექტისთვის; თუმცა ცვლილებები ზოგჯერ გარდაუვალია. ცვლილების მართვის გეგმა ითვალისწინებს პროტოკოლების და პროცესების ცვლილებების განხორციელებას. ანგარიშვალდებულების და გამჭვირვალობისათვის მნიშვნელოვანია პროექტის სპონსორები, პროექტების მენეჯერები და პროექტის გუნდის წევრები ცვლილებების მართვის გეგმის შესაბამისად.