როგორ მოვძებნოთ მნიშვნელოვანი ჩანაწერები სწრაფად და მარტივად
ერთადერთი დრო, როგორც ჩანს, თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების შესახებ ფიქრობთ, როდესაც მათ სჭირდებათ. და, ხშირ შემთხვევაში, ვერ პოულობთ მათ, როდესაც მათ სჭირდებათ, რადგან თქვენ არც გაქვთ ორგანიზებული და ცენტრალიზებული სისტემა თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების შესანახად და / ან ბოლო დროს, საჭიროების შემთხვევაში, უბრალოდ გადაყარეთ ზღვაში ნაშრომები თქვენს სახლში ოფისში ნაცვლად იმისა, რომ უკან დაბრუნდნენ, სადაც ის ეკუთვნოდა.
ხმის ნაცნობი?
თქვენი სახლის მასშტაბით გავრცელებული ყველა მნიშვნელოვანი ნაშრომი, თქვენ მათ დაგვრჩა ბევრი დრო და ენერგია. თქვენ ასევე რისკის დაკარგვის ზოგიერთი მათგანი მთლიანად. მაგრამ რამდენიმე მარტივი ნაბიჯი, შეგიძლიათ ორგანიზება თქვენი მნიშვნელოვანი ქაღალდი დოკუმენტების ერთ საათში ამ კვირის ბოლოს!
თქვენ დაგჭირდებათ პატარა ორკაციანი შეყვანის კაბინეტი ან პორტატული ჩამონტაჟებული ფაილების ყუთი, მრავალფუნქციური ფერადი ჩამოსაკიდი ფაილები (6 სხვადასხვა ფერის), მანილას მესამე კადრის ყველაზე ჩანართის ფოლდერები და ავტომატური ცეცხლოვანი დამცავი (სურვილისამებრ). ან შეძლებთ დიდი შეფუთვა და ჩანართების ჩანართები. მას შემდეგ, რაც თქვენ გაქვთ საქონელი აქ არის ექვსი ნაბიჯი თქვენ დაიცვას ორგანიზება თქვენი დოკუმენტებზე.
ნაბიჯი 1: შეაგროვეთ ყველა დოკუმენტი
სანამ შენ შეგიძლია ორგანიზება ყველა მნიშვნელოვანი დოკუმენტი, თქვენ უნდა იქნებიან ისინი. ეს ხანდახან უფრო ადვილია, ვიდრე გაკეთდა.
შეამოწმეთ თქვენი სახლის ოფისი, ისევე როგორც უჯრით და მაგიდაზე დაფუძნებულ ფურცლებზე. შეამოწმეთ piles ქაღალდის cluttering თქვენი სამზარეულო countertops ასევე სამზარეულო უჯრით და კალათები.
შეხედეთ თქვენს საძინებელ კარადასა და ღამეს (შეიძლება მათ დატოვონ დილა მშვიდობისა და დაივიწყეს). ბოლო, მაგრამ არა მაინც, შეამოწმეთ თქვენი purse ან ქეისი ამისთვის მნიშვნელოვანი დოკუმენტები, რომ თქვენ accidently კვლავ ტარების გარშემო (opps).
ნაბიჯი 2: თქვენი დოკუმენტების დაჯგუფება
ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტები ჩამოყალიბებულია ერთ-ერთ შემდეგ ექვსი კატეგორიაში.
ჩამოთვალეთ ყველა თქვენი შეკრებილი დოკუმენტი:
- მთავარი და ქონებრივი ჩანაწერები - იპოთეკა, ქონებრივი საქმიანობა, სახლის გაუმჯობესების პროექტები და ქვითრები, მოწყობილობების სახელმძღვანელოები და გარანტიები, ქონების საგადასახადო ინფორმაცია, მთავარი სადაზღვევო პოლისი და სახელმძღვანელოები
- ავტო ჩანაწერები - სათაურები, სარემონტო ჩანაწერები, სადაზღვევო პოლისი და ინფორმაცია, სესხის ინფორმაცია და გადახდის ჩანაწერები
- სამედიცინო ჩანაწერები - სადაზღვევო პოლისები, ჯანმრთელობის დაზღვევის სარგებელი სახელმძღვანელოები, სამედიცინო შეღავათების განმარტებები, ექიმის საფასური, რეცეპტის სიები, მოქნილი ხარჯების შესახებ ინფორმაცია, სამედიცინო ქვითრები, სამედიცინო დირექტივები, სიცოცხლის დაზღვევის პოლიტიკა
- ფინანსური ჩანაწერები - საბანკო ანგარიშები, საგადასახადო დეკლარაციები, საგადასახადო გამოქვითვის ჩანაწერები, საინვესტიციო ჩანაწერები, საკრედიტო ბარათის განცხადებები
- ელექტრონიკა ჩანაწერები - მობილური ტელეფონი კონტრაქტები და სახელმძღვანელოები; გაყიდვების ქვითრები და გარანტიები კომპიუტერების, ლაპტოპებისა და iPads; საკაბელო და ინტერნეტ გეგმები და გადასახადები; უკაბელო როუტერი გაყიდვების მიღება და სახელმძღვანელო
- პირადი ჩანაწერები - დაბადების მოწმობა, ქორწინების მოწმობა, განქორწინების მოწმობა, პატიმრობაში მყოფი პირები, სოციალური უსაფრთხოების ინფორმაცია, იმუნიზაციის ჩანაწერები, პასპორტები, სამხედრო სამსახურის ჩანაწერები, ნათლობა და დადასტურება ჩანაწერები, ნება, დაკრძალვის გეგმა და სამარხი ინფორმაცია. თუ თქვენ გაქვთ pets, ასევე შეგიძლიათ შეიტანოთ მათი მნიშვნელოვანი დოკუმენტები, როგორიცაა ვეტერინარული და ვაქცინის ინფორმაცია ამ კატეგორიაში.
ნაბიჯი სამი: იპოვეთ თქვენი სასიცოცხლო დოკუმენტები
თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების უმრავლესობა შეიძლება ინახებოდეს რეგულარული შეტანის კაბინეტში ან პორტატული დაკიდებული ფაილების ყუთში. არსებობს გარკვეული, თუმცა, რომ ნამდვილად უნდა ინახებოდეს fireproof უსაფრთხო ან offsite შენახვის ვარიანტი, როგორიცაა უსაფრთხოების დეპოზიტის ყუთში.
სასიცოცხლო დოკუმენტებია დოკუმენტები, რომლებიც ძალიან რთული ან ძალიან შრომატევადი იქნება. მათ შეიძლება შეიცავდეს მგრძნობიარე პირადი ინფორმაცია, რომელიც შეიძლება კომპრომეტირებული იყოს შესვენების ან ძარცვაში. იმ შემთხვევაში, თქვენს სახლს ცეცხლი ან წყალდიდობა გაანადგურეს, რომელთაც სურთ, რომ ეს სასიცოცხლო დოკუმენტები უცვლელი დარჩეს.
ადამიანების უმრავლესობისთვის სასიამოვნო იქნება: სოციალური უსაფრთხოების ინფორმაცია, დაბადების მოწმობა, სადაზღვევო პოლისი, თქვენი აგენტის საკონტაქტო ინფორმაცია, ნება, საკუთრება, ავტომანქანა, პასპორტი და ნებისმიერი ხელშეკრულება ან შეთანხმება, რომელიც საჭიროა თქვენი ორიგინალი ხელმოწერისთვის.
გააკეთეთ ყველა სასიცოცხლო დოკუმენტის სამაგისტრო სია , რომელიც თქვენს ცეცხლოვანი უსაფრთხოების ან საწყობის შენახვის პარამეტრშია განთავსებული.
ნაბიჯი ოთხი: დუბლიკატი თქვენი საფულე
ჩვენი უმრავლესობა ყოველდღიურად ფლობს კრიტიკულ ინფორმაციას ჩვენს ფულებში. იცით ყველაფერი, რაც თქვენს საფულეშია? რა უნდა გააკეთო, თუ თქვენი საფულე დაკარგა ან მოპარული?
ასრულებს ასრულებს თქვენს მძღოლის ლიცენზიას, დონორ ბარათს, ჯანმრთელობის დაზღვევის ბარათს, საწევრო ბარათების მსგავსად სავარჯიშო ბარათებს, სასაწყობო კლუბებს, და, რაც მთავარია, ყველა საკრედიტო და სადებეტო ბარათი (ასლი წინა და უკანა). შეინახეთ ასლები თქვენს სხვა მნიშვნელოვან დოკუმენტებთან:
ნაბიჯი ხუთი: შექმნა მარტივი შეტანის სისტემა
უფრო მარტივად შეტანის სისტემა, მით უფრო სავარაუდოა, რომ გამოიყენოთ იგი თანმიმდევრულად. წაიკითხეთ თითოეული კატეგორიის მნიშვნელოვანი დოკუმენტი და შეავსეთ ის ფაილური ფერი:
- სახლი და ქონებრივი ჩანაწერები
- ავტო ჩანაწერები
- ჯანმრთელობის ჩანაწერები
- ფინანსური ჩანაწერები
- ელექტრონიკა ჩანაწერები
- პირადი ჩანაწერები
დაამატეთ შესაბამისი ფაილების დამალვა თქვენს შეტანის სისტემაში, რომელთა რიცხვიც თითოეულ კატეგორიაშია.
გამოიყენეთ manila ფოლდერები და ქმნის საქაღალდე თითოეული დოკუმენტის თითოეულ კატეგორიაში. მოათავსეთ ფოლდერები შესაბამისი ფერის ჩამოსაკიდი ფაილების სექციაში.
თუ შეიძინა დიდი სამი ბეჭედი შემკვრელის და ჩანართის ჩანართები, ეტიკეტების ჩანართების ზემოთ ჩანაწერი სახელები, ქაღალდის ხვრელი Punch ყველა დოკუმენტი და ორგანიზება მათ. თუ საბუთები არ უნდა იქნას ქაღალდი ხვრელი, ქაღალდის ხვრელი ფოლდერი და საქაღალდეში დასტა.
ახლა, თუ დოკუმენტებზე უბრალოდ არ არის თქვენი რამ ეს შეიძლება იყოს თავისუფალი მომენტი თქვენთვის. თქვენ შეძლებთ სკანირების ყველა ამ დოკუმენტს, შეინახოთ ისინი მყარ დისკზე, შემდეგ კი ეს ყველაფერი გაანადგურეს. მაგრამ გამოიყენეთ საკუთარი შეხედულებისამებრ, როგორც ზოგიერთი დოკუმენტური მუშაობა უკეთესი დარჩა შენახული. გამოიყენეთ თქვენი საუკეთესო გადაწყვეტილება.
მიმდინარე მოვლა
ახლა, რომ თქვენი მნიშვნელოვანი ნაშრომები ორგანიზებული, შენარჩუნება მათ ორგანიზებული. ყოველთვიურად, როდესაც იხდით გადასახადებს, შეიტანეთ ნებისმიერი ახალი დოკუმენტი თქვენს შეტანის სისტემის შესაბამის მონაკვეთში. ამავდროულად, მოძებნეთ ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელიც ამოღებულ იქნა სისტემაში იმ თვის განმავლობაში, რომელიც შეიძლება შეჩერდეს ფაილური სისტემადან. ხელახლა ჩაიწეროს ისინი. მინიმუმ წელიწადში ორჯერ, განიხილეთ დოკუმენტები თქვენი შეტანის სისტემაში, რათა დაინახონ, თუ ვინ შეიძლება იყოს გაწმენდილი. კარგი გრაფიკი დაიცვას არის პირველ წელს და ბოლოს ყოველი სასწავლო წელი.
მცირე ძალისხმევით, შეგიძლიათ მიიღოთ გრძელვადიანი სარგებელი თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების დოკუმენტების ორგანიზებით.
რედაქტირებულია ელიზაბეტ მაკგორის მიერ.