შეინახეთ პროექტი მოძრავი წინ
ჩვენ ასევე შევხედოთ ზოგიერთი ცვლილების მართვის მექანიზმს, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ და როგორ მოქმედებს პროექტის ფარგლები მართვაში.
სანამ საუბრებსა და ინსტრუმენტებზე საუბრობენ, მსურს მსჯელობა თქვენი მსოფლმხედველობის შეცვლაზე.
ცვლილებების მიღება მოხდება
ცვლილებები შეიძლება მოხდეს პროექტის მენეჯერის ცხოვრების ნებისმიერ წერტილში.
უმარტივეს გზას, რათა შეცვალოს ცვლილებები თავის ტკივილის პროექტებზე, იცოდეს, რომ ეს მოხდება და დაგეგმილია.
ცვლილებების გატარების სტრატეგიების შემდეგ, რაც მოხდება, არის სწრაფი გზა, რომ მიიღოთ ყველას ბორტზე, რა იქნება განსხვავებული.
განსაზღვრული, სტრუქტურული ცვლილების მართვის პროცესი საუკეთესო ადგილია. ეს თქვენი პიქტოგრამია იმისთვის, თუ რა მოხდება, თუ ვინმეს მიაჩნია, რომ პროექტი უნდა გააკეთოს სხვა რამეზე, თუ რა არის დაგეგმილი და კარგი გზა პროექტის თავიდან აცილების მიზნით.
ცვლილების მენეჯმენტის პროცესი
ცვლილების მართვის პროცესი ასე გამოიყურება:
- მიიღე ინფორმაცია ცვლილების შესახებ
- შეაფასეთ ცვლილება, რომელთა დაგეგმვა, რამდენი სამუშაოა დაგეგმილი
- მოამზადეთ რეკომენდაცია იმის შესახებ, თუ რამდენად ღირს წინსვლა.
- მაშინ მიიღებთ გადაწყვეტილებას პროექტის სპონსორისგან იმის შესახებ, თუ უნდა შეიცვალოს ცვლილება თუ არა.
მოდით შევხედოთ თითოეულ ამ ნაბიჯებს თავის მხრივ.
ცვლილების შესახებ ინფორმაციის მიღება
თქვენ მიიღებთ პროექტის შეცვლას. თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ ინფორმაცია ასობით სხვადასხვა გზით: შეხვედრებზე, ელექტრონული ფოსტით, ტელეფონით, დერეფანში, როგორც საღამოს ოფისის გარეთ. იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ მიიღებთ ინფორმაციას ცვლილების მოთხოვნის ფორმის შესახებ, მაგრამ უნდა იცოდეთ, რომ რეალურ ცხოვრებაში ბევრი მნიშვნელოვანი დაინტერესებული მხარე ფიქრობს, რომ ამგვარი დოკუმენტის დასრულება არის პროექტის მენეჯერის სამუშაო. და თქვენს კომპანიაში, შეიძლება იყოს.
გამოიყენეთ თქვენი პროექტის ცვლილების თხოვნის თარგი (უფრო მეტიც, ამ წუთში) თხოვნის ყველა დეტალების აღსაწერად, თუმცა არაფორმალურად ისინი ჩამოდიან. შემდეგ აიღეთ ფორმის დაწყების ინიციატორი ისე, რომ თქვენ იცით, თქვენ ზუსტად აისახება რა არის ის, რომ მათ სურთ.
გახსოვდეთ, რომ შესაძლოა ცვლილებები შეიქმნას. ყოველთვის არ იფიქრებთ, რომ ცვლილებები ეხება სამუშაოს შესრულებას. პროცესი იგივეა, მიუხედავად იმისა, შენ გაზრდის თუ შემცირებას პროექტის ფარგლებს.
განახორციელოს ცვლილების შეფასება
შეისწავლეთ ცვლილების მოთხოვნა დეტალურად. თქვენ უნდა შეფასდეს გავლენა:
- განრიგი
- დოკუმენტაცია
- დღემდე შესრულებული სამუშაოს შესრულება და მუშაობა
- ბიუჯეტი
- ხარისხის ზომები
- ფარგლები
- რესურსების ხელმისაწვდომობა.
მაგალითად, პროგრამული უზრუნველყოფის შეცვლა შესაძლებელია 5 დღის განმავლობაში.
ეს არ იქნებოდა მხოლოდ 5 დღის გრაფიკი, რადგან ეს იქნებოდა დააყენებს კიდევ ერთი ამოცანა და გადაადგილება, რომ ვადებში, სადაც ძირითადი რესურსი დღესასწაული. ეს ამოცანა ასევე უნდა გადავიდეს, ამიტომ საერთო ჯამში ეს ცვლილება 8 დღის განმავლობაში დაემატება გრაფიკს. ეს ჯდება 5 მლნ დოლარი, ხოლო დამატებით 8 დღე შემოდის ჩვენთან კიდევ ერთი თვის განმავლობაში მიმწოდებელ კონტრაქტთან, ამიტომ ხარჯებიც არის გათვალისწინებული. ხარისხი იგივე რჩება, მაგრამ ახალი ცვლილებების შესაცვლელად ცვლილებების ფარგლები. ყველა შესაბამისი დოკუმენტაცია უნდა განახლდეს, მათ შორის პროექტის გეგმა და სასწავლო სახელმძღვანელოები, რომლებიც უკვე დაწყებულია.
როგორც ხედავთ, მარტივი 5 დღიანი ცვლილება შეიძლება ჰქონდეს ფართო ეფექტები. მნიშვნელოვანია იცოდეთ ყველაფერი ამის შესახებ, სანამ გადავწყვიტე ცვლილებების შესრულება თუ არა, როგორც სრული სურათი შეიძლება შეიცვალოს შედეგზე.
რეკომენდაციის მომზადება და წარდგენა
ახლა თქვენ იცით, რომ ცვლილებების სრული გავლენა შეგიძლიათ გააკეთოთ რეკომენდაციის შესახებ, თუ რამდენად ღირს ამით ღირს.
ზოგიერთ შემთხვევაში, ეს არ იქნება, რადგან აღქმული სარგებელი ნაკლებია, ვიდრე ღირებულება. სხვა შემთხვევებში შეიძლება არსებობდეს საკმარისი სარგებელი დამატებითი სამუშაოების ხარჯზე. სხვა შემთხვევებში შეიძლება აღმოჩნდეთ, რომ ცვლილება უარყოფით გავლენას მოახდენს ხარჯზე, მაგრამ არაფერია ამის გაკეთება, რადგან ეს არის მარეგულირებელი ან შესაბამისობის საკითხი, ან სხვა შიდა მიზეზით ორგანიზაციული რესტრუქტურიზაცია.
მიიღეთ გადაწყვეტილება
მცირე ცვლილებების შემთხვევაში, თქვენი ავტორიზაციის ლიმიტის ფარგლებში, შეგიძლიათ მიიღოთ გადაწყვეტილება იმის შესახებ, თუ არა ცვლილებების მიღება და არა საკუთარ თავს (გუნდის მხრიდან სწორი შეყვანის შემთხვევაში). ყველაფერი უფრო დიდი უნდა იყოს დამტკიცებული პროექტის სპონსორი ან პროექტების საბჭო.
გახსოვდეთ, რომ დავუბრუნდეთ და გითხრათ, თუ მათი ცვლილება უარყოფილია. გსურთ თავიდან აიცილოთ თქვენი პროექტის დაინტერესებული მხარეები, თუ შეგიძლია!
შეცვლა მართვის ინსტრუმენტები
არსებობს მრავალი ცვლილების მართვის ინსტრუმენტი, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს პროცესი უფრო ადვილი და უფრო გამარტივებული. მე გირჩევთ:
- ჩამონათვალი ან პროცესი რუკა, რომელიც ხალხს დადის, ზუსტად ის, რაც მათ უნდა გააკეთონ იმისათვის, რომ შეიტანონ ცვლილებები პროექტის ფარგლებში.
- თარგების შეცვლის მოთხოვნის ფორმა. ეს შეიძლება იყოს ონლაინ რეჟიმში ავტომატური სამუშაოების საშუალებით.
მოდით შევხედოთ რა მიდის პროექტის ცვლილების მოთხოვნას.
რა მიდის პროექტის შეცვლასთან დაკავშირებით
პროექტის ცვლილების მოთხოვნის ფორმა უნდა შეიცავდეს:
- ცვლილების მოთხოვნის პირის სახელი ("დამკვირვებელი").
- უნიკალური იდენტიფიკატორი, შეცვლის რიცხვის მსგავსად (მოგეწონება მოგვიანებით, რადგან ნაკლებად სავარაუდოა, რომ ნებისმიერი ადამიანი, რომელიც ითხოვს მოთხოვნის გაზრდას და ფორმის გამოყენებას, იცის, თუ რა უნდა მოათავსოთ ამ ყუთში).
- შემოთავაზებული ცვლილების აღწერა, რაც შეიძლება მეტი დეტალებით მოხდეს.
- ცვლილების კატეგორია. იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ ამზადებს ამ სექციას, რათა მათ მხოლოდ ყუთში მოაცილონ. ეს კარგი ადგილია იმის აღსანიშნავად, არის თუ არა ცვლილება რეგულირების ან შიდა შესაბამისობის შესახებ, თითქოს ეს (ჭეშმარიტად) მაშინ შეგიძლია ბევრი დაგეგმვისა და შეფასების ნაბიჯების გვერდის ავლით და უბრალოდ ისარგებლოს.
- "რატომ" ცვლილება. რა არის ამის გაკეთება გამართლება? რატომ ითხოვს მომჩივანს?
- ცვლილების გავლენა პროექტის სხვადასხვა ელემენტებზე, მათ შორის დრო, ღირებულება, ხარისხი, ფარგლები. მათ შეიძლება არ ჰქონდეს ყველა დეტალი, ასე რომ თქვენ შეიძლება მათთან მუშაობა, შეცვლის შეფასების ეტაპზე შევსება ბლანკები. მათ უნდა შეავსონ, რამდენიც შეუძლიათ. მინიმალური თქვენ ეძებს ამ ეტაპზე არის მათ დასადასტურებლად, თუ იგი გაიზრდება, შეამცირებს ან შეცვალოს არსებული პროექტის პარამეტრების.
შეცვლის მოთხოვნის ფორმა ბოლოში იქნება რამდენიმე დეტალი იმისათვის, რომ შეავსოთ ცვლილება შემდგომი განხილვაზე. შენი თარგი ასევე უნდა მოიცავდეს სივრცეს:
- გადაწყვეტილების შეცვლა: მიღება, უარყოფა ან გადატანა
- გადაწყვეტილების მიღების თარიღი და გადაწყვეტილების მიღების თარიღი და დამატებითი კომენტარები.
მოთხოვნის მიმღები პირი არ იცის შედეგი ჯერჯერობით - არავის არ - ასე რომ ეს ყუთები დარჩება ცარიელი, სანამ სწორი ჯგუფი არ შეესაბამება თქვენს რეკომენდაციას და მიიღებს გადაწყვეტილებას.
ცვლილებები და პროექტის მართვის მენეჯმენტი
პროექტის ფარგლების მართვა არის მთავარი გზა, რომ თქვენ კონტროლი, რა არის პროექტის და რა არ არის. როდესაც თქვენ მიიღებთ ცვლილებას პროექტის ფარგლებში, თქვენ უნდა იფიქროთ იმაზე, თუ რამდენად გავლენას ახდენს პროექტი მთლიანობაში. შენი ცვლილების მენეჯმენტის პროცესი დაგეხმარებათ ამის გაკეთებაში და კონტექსტში მითითებული, ცვლილებების მართვა არის მცირე ზომის მართვის ფარგლები.
აქ ღირს საუბარი ლაპარაკი პროექტის მართვის მენეჯმენტის ორგანოს (PMBOK ® სახელმძღვანელო) - მეხუთე გამოცემა მოიცავს პროექტის ცვლილების მენეჯმენტს, რადგან ეს არ არის, როგორც ინტუიტიური, როგორც შეიძლება ფიქრობთ. PMBOK ® გზამკვლევი მოიცავს პროცესს სახელწოდებით "კონტროლის სფერო" პროექტის მასშტაბის მართვის განყოფილებაში და ეს დიდი ადგილია. თუმცა, ცვლილებების მართვის პროცესი პროექტებზე საჭიროებს უფრო ინტეგრირებულ გზას, რომელიც აისახება ტექსტში. PMBOK ® გზამკვლევი წევრებს ასევე უნდა მიმართონ შესრულების ინტეგრირებული შეცვლა კონტროლის პროცესი, რადგან ეს განსაზღვრავს, თუ როგორ ბმულები ერთად.
PMP- ს მიზნების მისაღწევად თქვენ უნდა გვესმოდეს, თუ როგორ ხორციელდება PMBOK ® Guide- ის ცვლილების მენეჯმენტი, როგორც ეს იქნება განხილული. თუმცა, უნდა გაითვალისწინოთ, რომ ცვლილებების მართვის პროცესის რეალურად გამოყენება თქვენს პროექტებზე უნდა იყოს ინტეგრირებული, მარტივი და პრაქტიკული.
5 გზა თქვენი გუნდის მეშვეობით შეცვლის პროცესი
შენი პროექტის გუნდი კრიტიკულია თქვენი პროექტის წარმატებისთვის, ამიტომ ის ხელს უწყობს მათ ჩართვას, როდესაც თქვენ მართებთ ცვლილებებს თქვენს პროექტში.
აქ არის 5 გზა, რომელიც შეგიძლიათ დაეხმარება მათ სწრაფად მოვახდინოთ პროექტის ცვლილების მართვის პროცესი.
1. საუბარია ცვლილებებზე. მათ იციან, რომ პროექტებზე ცვლილება ნორმალურია და მათ უნდა ველოდოთ.
2. გააზიარეთ პროცესი. ზემოთ მოვილაპარაკეთ ცვლილებების მართვის პროცესის შესახებ, მაგრამ ეს არ მოდის ბუნებრივად ყველასთვის. შენი გუნდის წევრები არ იციან, რა უნდა გააკეთონ და რა მოსალოდნელია მათგან, თუ მათ არ იცი. შექმენით ბრიფინგი მათთან პროცესის გასავლელად და მათ იცოდნენ რა როლი მათში იქნება.
3. გაადვილეთ. როდესაც პროექტი გადის ცვლილების ფარგლებს, ეს შეიძლება საკმაოდ დეზორიენტაცია იყოს. გრაფიკი არასწორია, ბიუჯეტი შეიძლება განსხვავებული იყოს, მოთხოვნები განსხვავებულია. გუნდს შეუძლია შეცვალოს შეცვალოს ცვლილება, განსაკუთრებით დიდი ან ერთი, რომელიც შეცვლის გადაწყვეტილებას, რომ ადრე ისინი ფიქრობდნენ, რომ ქვის კეთდებოდა (დიახ, ეს მოხდა). გააკეთეთ პროცესი, რაც შეიძლება მარტივია.
4. იქ იყავით დასახმარებლად. სამუშაოების ახალი გზა გარკვეული დრო სჭირდება საწოლში. თუ ადრე მოახერხა პროექტის ცვლილება არაფორმალურ რეჟიმში (ან საერთოდ არ არის), მაშინ ფორმალური პროცესის შეცვლა შეიძლება დროულად გახდეს, რომ გახდეს "გზა ჩვენ გარშემო აქ '. უთხარი გუნდს, რომ შენ იქ იყავით, რათა დაეხმაროს მათ, თუ მათ სურთ, რომ გაატაროთ რაღაც.
5. ნუ გეშინია, რომ არა. ყველა ცვლილება არ არის მკაფიო წინადადებები. დაე, თქვენი გუნდი იცოდეს, რომ თუ ისინი გრძნობენ მკაცრად შეცვლის შესახებ არ არის სწორი რამ პროექტის ამ ეტაპზე, რომ თქვენ დადგება მათ მიერ ამ საუბრის შეცვლას მომთხოვნის.
არა მმართველი ცვლილება ეფექტურად არის ერთ-ერთი საშუალება, რომელიც შეიძლება ჩაშალოს თქვენი პროექტი , ასე რომ დაათვალიეროთ. შეიარაღებული ინფორმაცია ამ ინფორმაციის საშუალებით შეგიძლიათ დაიწყოთ პროექტის ცვლილებების განხორციელება კონტროლირებად რეჟიმში.