რამდენად ფორმალურია პროექტის აუდიტი
პროექტის აუდიტი, როგორც წესი, ჩვეულებრივი ვარჯიშია.
არაფორმალური ეკვივალენტი, როგორც წესი, უწოდებენ თანატოლებს. ეს არის ის, სადაც კოლეგას უყურებს თქვენს პროექტს და მასთან დაკავშირებულ დოკუმენტაციას და მოგაწვდით კომენტარს, სადაც უნდა გაატაროთ მეტი დრო.
პროექტის აუდიტი ფორმალურია, რომ მათ, როგორც წესი, აქვთ განსაზღვრული შეკითხვათა შეკრება და ხორციელდება ის, ვინც აკეთებს რეგულარულად.
ვინ ახორციელებს პროექტის აუდიტს
თქვენი პროექტის აუდიტის მქონე პირი შეიძლება იყოს კიდევ ერთი პროექტის მენეჯერი (სავარაუდოდ, ვინმესთან დიდი გამოცდილება აქვს პროექტში), მაგრამ ეს უფრო სავარაუდოა, რომ ვინმეს აუდიტორიის პროექტში მონაწილეობს.
ის იქნება ადამიანი, რომელსაც შეუძლია მიუკერძოებლად მიაჩნია, რომ არ იყოს თქვენი ხაზის მენეჯერი ან პროექტის სპონსორი. ეს შეიძლება იყოს ადამიანების გუნდი, რაც დამოკიდებულია პროექტის ზომაზე.
როგორ მოვამზადოთ პროექტის აუდიტი
პირველი და მთავარია, რომ ორგანიზება გაუკეთოთ, აუდიტორისთვის თქვენი საპროექტო დოკუმენტაციის ასლების გადახედვაა.
თუ თქვენ გაქვთ პროექტის კოორდინატორი , სთხოვეთ მათ გაიტანონ დოკუმენტების პაკეტი (სასურველია ელექტრონული). თქვენ უნდა გქონდეთ ყველა თქვენი ინფორმაცია, მაგრამ მაშინაც კი, თუ ამას აკეთებთ, ეს ნაბიჯი მაინც შეიძლება გარკვეული დრო დასჭირდეს. როგორც მინიმუმ, დარწმუნდით, რომ თქვენ გაქვთ პროექტის გეგმა , რისკის ჟურნალი , გაცემის ჟურნალი, ბიუჯეტი და გრაფიკი ხელმისაწვდომი აუდიტორისათვის.
ვის უნდა ჩაერთოს
ეს დამოკიდებულია იმაზე, რაც აუდიტორს უნდა შეეხოს. თქვენ, როგორც პროექტის მენეჯერი, მოუწევს გარკვეული დრო გაატაროს მათთან. ველით თქვენი გუნდის წევრებს, რათა დარეკოთ აუდიტორთან.
გაითვალისწინეთ, რომ ისინი აღარ ატარებენ მუშაობას აუდიტის საკითხებზე, ნაკლებ დროში აქვთ პროექტებისთვის, ასე რომ თქვენ შეიძლება დაგჭირდეთ გარკვეული აქტივობების აღდგენა და აუდიტის პერიოდში უფრო ნელა მუშაობა.
რამდენი ხანია პროექტის აუდიტი იღებს
პროექტის აუდიტისთვის არ არსებობს ფიქსირებული ვადა. მსხვილ პროექტებზე, თქვენ ნახავთ ბევრს. მცირე პროექტებზე, აუდიტორიის გაკეთება შეიძლება რამდენიმე საათში. როგორც კი თქვენ იცით, რომ თქვენი პროექტი აუდიტის ჩატარებას აპირებს, სთხოვეთ თქვენს აუდიტორულ გუნდს, რამდენ ხანს ისინი აპირებენ თავიანთ სამუშაოს მიღებას.
რა აუდიტი გამოიყურება
თუ აუდიტი გამოირჩეოდა კონკრეტული შეშფოთების გამო, როგორიცაა ხარისხის მიზნების დარტყმის მარცხი, მაშინ ველით, რომ გამოიძიოს ეს ტერიტორია ღრმად. რუტინული აუდიტი განიხილავს პროექტის მენეჯმენტის სხვადასხვა სფეროებსა და პროექტებს, რომლებიც პროექტზე მუშაობს. იგი მოიცავს თქვენი პროექტის ხანგრძლივობას, ღირებულებას და ხარისხს და დაინტერესებულ მხარეთა ჩართულობას.
აუდიტის მიზანი არის თუ არა პროექტი დააკმაყოფილებს თავის მიზნებს თუ არა.
თუ აუდიტორიის აზრით, მიმდინარე შესრულების საფუძველზე პროექტი არ მოხვდება ამ მიზნების მიღწევის მიზნით, ის მოქმედებას წარუდგენს რეკომენდაციებს.
რეკომენდაციები დამოკიდებულია რა არის ნაპოვნი
აუდიტორული დასკვნის რეკომენდაციები დამოკიდებულია იმაზე, რაც მათ იპოვეს. ველით, რომ ისინი დადებითი და ფორმულირებული ისე, რომ საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ მათ ადვილად. ისინი პრაქტიკული უნდა იყვნენ.
ერთი უკიდურეს შემთხვევაში, აუდიტორს შეუძლია რეკომენდაცია გაუწიოს, რომ თქვენი პროექტი დახურულია, თუმცა ეს მხოლოდ იმ შემთხვევაში მოხდება, თუ მათ იგრძნდათ, რომ არ არსებობდა შანსი, რომ ამ პროექტში რაიმე პროექტის მუშაობა ორგანიზაციისათვის რაიმე სახის ღირებულებას მიანიჭებდა.
შეისწავლეთ თქვენი პროექტის აუდიტი, როგორც დადებითი გამოცდილება. ეს უნდა მოგცეთ წინასწარ გაფრთხილება ნებისმიერი ნიშნისა, რომ თქვენს პროექტში პრობლემებია და ის მუშაობის გამოცდილ პროექტთან ერთად მუშაობს.
მათი რეკომენდაციების შესრულება უნდა გააკეთოთ თქვენ, თქვენი გუნდი და თქვენი პროექტი უფრო წარმატებული, და ეს მხოლოდ კარგი საქმეა.