ბიზნესზე ბევრი წერა არის მოუხერხებელი, ცუდად დაწერილი, დეზორგანიზებული, გაჟღენთილი ჟარგონით და არასრულია.
ხშირად ეს გრძელი ან ძალიან მოკლეა. ყველა ეს ატრიბუტი ხელს უწყობს არაეფექტური ბიზნეს წერილობით.
თუ თქვენ წერს გაყიდვების წინადადებას, ელ-ფოსტის წერილს ან პროგრამული უზრუნველყოფის პაკეტის ინსტრუქციულ სახელმძღვანელოს, არის გარკვეული ნაბიჯები, რომლებიც უნდა დაიცვან ეფექტური. დაიცავით ამ ხუთი ნაბიჯი:
- ორგანიზება თქვენი მასალა
- განიხილეთ თქვენი აუდიტორია
- დაწერე შენი აზრები
- დააინსტალირეთ თქვენი მასალა
- თქვენი მასალა რედაქტირება
ორგანიზაცია არის გასაღები
თუ თქვენ არ ორგანიზებას თქვენი მასალა, ის არ მიედინება და ეს არ აზრი. წერა შეიძლება მარტივი ან რთული. პერსონალის სხდომის გამოცხადებისას ელ-ფოსტის წერისას, ეს იმდენად მარტივია, რომ თქვენი აზრების შეგროვებაა. მეორეს მხრივ, თქვენ ალბათ უნდა გამოვიმუშავოთ მზა მასალის წინასწარ შედგენა, თუ თქვენ წერენ ნიადაგის ფარმაცევტული პროცესის შედეგებს. როგორი ამოცანა არ უნდა იყოს ორგანიზაციის შესაბამისი დონის გარეშე (თქვენი აზრების ორგანიზებაც კი), თქვენ არ შეიძლება შეიცავდეთ ყველაფერს, რაც საჭიროა ან ვერ მიაღწიოთ მნიშვნელოვან თემებს.
გამონაკლისი ან არასწორი ფოკუსი იქნება თქვენი ბიზნესის წერა ნაკლებად ნათელი.
იცოდე შენი აუდიტორია
სანამ დაიწყებთ წერენ, გაითვალისწინე შენი დაინტერესებული აუდიტორია. მაგალითად, პრეზენტაციას თქვენი კომპანიის ახალი 401 (k) პროგრამის შესახებ შეიძლება ჰქონდეს იგივე ინფორმაცია, რომელიც თქვენს CFO- ს და თანამშრომლებს გადაეცა, მაგრამ დეტალების დონე განსხვავდება.
თქვენ ასევე უნდა განიხილონ ტონი. თქვენი გუნდის სწრაფი ელფოსტა, რომელიც მათ ყოველწლიურად შეახსენებს, არ ექნება იგივე ტონი, როგორიც თქვენი კომპანიის წლიური ანგარიშია.
ასევე გახსოვდეთ, რომ აუდიტორიისთვის უფრო ეფექტურად დაგიკავშირდებით, თუ ყურადღებას გაამახვილებთ იმაზე, თუ რა გინდა მათ, რომ გაიგონოთ, ვიდრე რას აპირებ .
სიტყვა კარგი წერის შესახებ
კარგი მწერლები სხვადასხვა სტილის დაწერის სტილს წარმოადგენენ. ზოგიერთი ურჩევნია წერენ ყველაფერი და შემდეგ დაბრუნდეს და შეცვალონ. სხვა ურჩევნია შეცვალონ ისინი, როგორც ისინი გასწვრივ. ზოგჯერ მათი სასურველი სტილი მერყეობს იმის მიხედვით, რასაც ისინი წერენ.
როგორც წერენ (ან როდესაც რედაქტირება) იცოდე სიგრძე. თქვენ უნდა გამოიყენოთ საკმარისი სიტყვები იმისათვის, რომ თქვენი მნიშვნელობა გაუქმდეს, მაგრამ არ გამოიყენოთ ზედმეტი სიტყვები მხოლოდ ყვავილობის შესაქმნელად. ბიზნეს წერილობით უნდა იყოს ნათელი და ლაკონური, არ verbose და ყვავილოვანი. გახსოვდეს, რომ ბიზნესში არავის აქვს დრო, რომ საჭიროა მეტი წაკითხული.
მეორეს მხრივ, არ გააკეთოთ თქვენი ნაჭერი ძალიან მოკლე. თქვენ უნდა დაწეროთ საკმარისი იმისათვის, რომ თქვენი მნიშვნელობა ნათელია და არ იქნება არასწორად. წარმოიდგინეთ, თუ საწყობში აღჭურვილ მოწყობილობას ეწოდა "გამოყენებული, მაგრამ კარგი". გაურკვეველი იქნებოდა, თუ ეს იმას ნიშნავს, რომ ნაჭერი აღჭურვილობა იყო გამოყენებული ბევრი, ან რომ ნაჭერი აღჭურვილობა აღარ იყო ახალი, მაგრამ მაინც ფუნქციური.
რამდენიმე დამატებითი სიტყვა იქნებოდა მნიშვნელობა ნათელია. ასევე, თავიდან იქნას აცილებული jargon ან აბრევიატურის გამოყენება, რადგან მათ შეუძლიათ განსხვავებული აზრი სხვადასხვა მკითხველებისთვის. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენი წერის სტილი, ყველა მწერლისთვის საჭიროა დამონტაჟებული და რედაქტირებული წერილები, მაშინაც კი, ელ.
რედაქტირება და რედაქტირება
მიუხედავად თქვენი წერილობითი სტილი, ყველა მწერლისთვის საჭიროა შესწორება და რედაქტირება ყველა წერილობითი მასალა, თუნდაც ელ. მას შემდეგ, რაც თქვენ გაკეთდა წერა, გადამოწმების თქვენი მუშაობა. ამის შემდეგ შეიძლება დაგჭირდეთ რედაქტირება. Proofreading ხელახლა კითხულობს რა თქვენ წერდა, რათა დარწმუნდეს, რომ ყველა სიტყვა თქვენს ხელმძღვანელმა გააკეთა სწორად ქაღალდზე. იმის გამო, რომ ჩვენი ტვინი უფრო სწრაფად მუშაობს, ვიდრე თითები, შეიძლება უარი თქვას სიტყვები, დაეტოვებინა დასასრული ან გამოიყენოთ არასწორი homonym (მაგალითად, "იქ" ნაცვლად "მათი"). Proofreading იჭერს ამ შეცდომებს. ცხადია, კორექტირება ერთი ხაზი ელ ადვილია და მხოლოდ glancing მასზე, როგორც თქვენ ტიპის შეიძლება იყოს საკმარისი.
თუმცა, თუ ინსტრუქციის სახელმძღვანელოს წერს, თქვენი კორექცია კიდევ უფრო გართულდა და აღარ იქნება.
მას შემდეგ, რაც თქვენ გაქვთ რედაქტირება თქვენი მასალა, დროა რედაქტირება. ხანდახან გადამოწმება და რედაქტირება შეიძლება ერთდროულად გაკეთდეს, მაგრამ ეს უფრო ეფექტიანია, როდესაც ისინი კეთდება თანმიმდევრულად.
თქვენი რედაქტირების მიზეზი არის შეცვალონ ან შეცვალოთ ის, რაც თქვენ წერდა, რათა უკეთესად გაეცნოთ მატერიალურ ხმას (და წაიკითხეთ). ბიზნესის წერისას, ეს ნიშნავს, რომ შეცდომებს აფიქსირებს და ტექსტის გაკეთება, როგორც ნათელი და მოკლე.
თქვენ არ წერს რომანი
როდესაც თქვენ ბიზნესს ვწერდი, არ გწერთ შემდეგს: "დიდი ამერიკელი რომანი." შენი წერა უნდა იყოს აღწერილი, როგორც საჭიროა, მაგრამ თქვენ არ გჭირდებათ ხატვა ნათელი სიტყვების ნახატებით, რომელსაც დიდი სიტყვები და სიტყვები წარმოადგენენ. თუ გულისხმობთ "მინის სახლებს", არ დაწეროთ "ვიწრო საცხოვრებელი ადგილები", დაწერა "მინის სახლები".