Სამი კრიტიკული პროექტის მართვის პირობები იცოდეს

პროექტის მენეჯმენტის სფერო, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა სფეროს ექსპერტიზა, აქვს უნიკალური ლექსიკა სავსე აკრონიმებით და სპეციალიზებული პირობებით. სამი მნიშვნელოვანი პირობები და ცნებები უნდა გესმოდეთ:

• ფარგლები
• რისკი
• ვარაუდები

ეს სტატია გთავაზობთ ამ სამი არსებითი პროექტის მართვის პირობების კონტურს და შეიცავს დამატებით კითხვას ბმულები და წინადადებები.

ფარგლები

პროექტის მენეჯმენტში მოქმედების სფეროა საზღვრები, რომლებიც განსაზღვრავს პროექტის ფარგლებში.

პროექტი აღწერს მომხმარებელს, თუ რა უნდა მივიღოთ პროექტის ინიციატივის შედეგად.

პროექტის განმახორციელებელი პროექტის მენეჯერს და პროექტის გუნდს საშუალებას აძლევს, გაიგოს, თუ რა მოხდება პროექტის ფარგლებს გარეთ ან საზღვრებს მიღმა. თუ რამე არ არის "არ არის მოცულობითი", ეს არ არის პროექტში დაგეგმილი სამუშაოების შესრულება . საქმიანობა, რომელიც შემოიფარგლება საზღვრების შინაარსის ფარგლებს, განიხილება "ფარგლებში" და აისახება გრაფიკითა და ბიუჯეტში. თუ ღონისძიება საზღვრებს გარეთ მოდის, ის "ფარგლებს გარეთ" ითვლება და არ არის დაგეგმილი.

თუ თქვენ ხართ პროექტის მენეჯერი ან პროექტის გუნდის ნაწილი, თქვენ გინდათ განიხილონ, თუ რამე არის ფარგლებში ან ფარგლებს გარეთ, როგორც თქვენ წინსვლა.

მაგალითად, წარმოგიდგენიათ, რომ კლიენტს სთხოვა, რომ ავაშენოთ ნახვა. პროექტის კორექტირების (ან დადგენის საზღვრების) ხაზგასმით, თქვენ მიუთითეთ შემდეგი შინაარსი:

• საიტის დიზაინი და მავთულები დიაგრამაზე
• ტესტის საწმისის ჩამოყალიბება
• კოდირება დამტკიცებული მავთულიდან
• გრაფიკის განვითარება ვებგვერდის თემისთვის
• ტესტირება და გამართვის ადრე საიტი მიღების საჯარო

პროექტის მიმდინარეობისას კლიენტი გთხოვს, რომ შევიდეს კომპანიის ვიდეო მიმოხილვა. ვიდეო არ არის მითითებული პროექტის ფარგლებში და, შესაბამისად, ფარგლებს გარეთ.

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეიძლება სიამოვნებით გააკეთოთ ვიდეოს მუშაობა ზედმეტი ბრალდებით, ეს მოითხოვს პროექტის გადახედვას და ხარჯების და დროის შეფასების საჭიროებას.

არარსებობის მკაფიო და შეთანხმებული დოკუმენტის არარსებობის შემთხვევაში, ვიდეოს საკითხი შესაძლოა სადავო გახდეს თქვენი გუნდისა და მომხმარებელთა წარმომადგენლებისთვის. მკაფიო ფარგლების შესახებ შეტყობინება საშუალებას მოგცემთ, სიტუაციის განმუხტვა და თანმიმდევრობით შევცვალოთ ცვლილებები.

ასე რომ, როგორ განსაზღვრავს რა არის ან მის ფარგლებს გარეთ? თქვენ ჯერ გინდა გამოგიგზავნოთ პროექტში არსებული ყველა დეტალი, რომელიც ამჟამად მოგეხსენებათ კლიენტთან ან პროექტის მფლობელთან დისკუსიებზე. მაშინ თქვენ გინდა, რომ ძირითადი მოსაზრებები გააკეთოთ, რომელიც შეასრულებს იმას, რაც განიხილება ან ფარგლებს გარეთ.

ვარაუდები

თქვენს ცხოვრებაში რაღაც მომენტში ალბათ მოგეხსენებათ, "არასოდეს გააკეთე ვარაუდები". თუმცა, პროექტის მენეჯმენტში ვარაუდები ყოველდღიური აქტივობაა. დაშვებები დაგეხმარებათ განსაზღვროთ ფარგლებს და რისკებს და სწორად შეაფასებთ თქვენს შეფასებას დროსა და ხარჯზე. რა თქმა უნდა, აუცილებელია თქვენი ვარაუდის დოკუმენტაციის დადასტურება.

განვიხილოთ რაღაც მარტივი, როგორიცაა წიგნის შექმნა. ვთქვათ, თქვენი მეგობრისთვის იდეაა ყავის მაგიდისთვის და გთხოვ, რომ პროექტს მართავდით. მისი პირველი მოთხოვნა ბიუჯეტისთვის არის შესაძლებელი, რათა მან უზრუნველყოს დაფინანსება.

როგორც განისაზღვრება, ნათელია, რომ თქვენი მეგობარი გაურკვეველია ბევრ დეტალზე, მათ შორის გვერდების რაოდენობა, გამოსახულების ჩართვა, დაფარვის სტილი და ქაღალდის წონა. იმის გამო, რომ ყველა ეს ფაქტორი გავლენას ახდენს ღირებულების და წარმოების სირთულესთან, თქვენ უნდა წარმოადგინონ ვარაუდები სპეციფიკაციების შესახებ და შეამოწმონ ეს ვარაუდები, როგორც მისაღები ან მიუღებელია თქვენი მეგობრით.

შემდგომი დისკუსიის შემდეგ, თქვენს მეგობარს გიჩვენებთ, რომ ის წიგნში 50 სურათს მოიცავს. თქვენ შეგიძლიათ დააგროვოთ 50-ზე გამოსახულება, ანუ მოსალოდნელია, რომ ეს რიცხვი დროთა განმავლობაში გაიზრდება, შეგიძლიათ გააკეთოთ ვარაუდი, რომ 75-90 გვერდს სურათებს შორის.

თქვენ ხედავთ, თუ როგორ ვარაუდები პირდაპირ გავლენას ახდენს გრაფიკიზეც. მაგალითად, წარმოიდგინეთ, რომ შენს პროექტს პარკში ატარებთ, რომელიც მოიცავს სვინგის კომპლექტის მშენებლობას.

თქვენი პროექტის შექმნისას თქვენ მოგეცემათ ბიუჯეტი და დანიშნული გუნდის წევრები, რომელთაგან ერთ-ერთია პასუხისმგებელი მასალები. როგორც თქვენ შექმნით თქვენს გრაფიკს, სთხოვეთ პიროვნებას, როდესაც ცემენტი ჩამოვა. ეს ადამიანი პასუხობს, რომ ის არ არის დარწმუნებული, როდესაც ცემენტი ჩამოვა, მაგრამ ის მიიჩნევს, რომ ეს იქნება 1 ივნისისა და 10 ივნისის ჩათვლით. შენს აშენებას და გრაფიკას აშენებ, რომ ვთქვათ, ცემენტი ჩამოვა 10 ივნისს. მაგალითად გვიჩვენებს ორი სარგებელი მიღების ვარაუდი.

პირველი სარგებელი ისაა, რომ ცემენტის მიღების ვარაუდი არა უგვიანეს 10 ივნისისაა დაგეგმილი დაგეგმილი ღონისძიებების დაგეგმვაზე, რომლებიც დაეყრდნონ ცემენტის ჩამოსვლას. მეორე სარგებელი ის არის, რომ იგი უზრუნველყოფს პირს პასუხისმგებელი მასალების ვადა, რათა მიაწოდოს ცემენტი, რომელიც მას შეუძლია შემდეგ relay მისი მიმწოდებელი. პროექტს წინ უძღვის გასაღები ვადაგასულად შეიქმნა.

სავარაუდო მოსაზრებები ითვალისწინებს იმ პროექტებს, რომლებიც პროექტის ფარგლებში ხშირად განიხილება პროექტის გუნდის დახმარების ფარგლებში, დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში. მაგრამ რა მოხდება, როდესაც ვარაუდები არასწორია? ეს არის რისკის მოქმედება.

რისკი

მას შემდეგ, რაც თქვენ ააშენეთ თქვენი ფარგლები და განვსაზღვროთ მოსაზრებები, რომლებიც უკუსვლისა და შეფასების მიღმაა, თქვენ გინდათ დაიწყოს რისკის სფეროების შეფასება . რისკი იგივეა პროექტის მართვაში, როგორც ეს რეალურ სამყაროშია; ეს არის საშიშროება ან შანსი, რომელსაც შეუძლია ზიანი მიაყენოს. (შენიშვნა: პროექტის მენეჯმენტის ინსტიტუტი და პროექტის მენეჯმენტის ორგანო PMBOK გთავაზობთ რისკების და ტიპების დეტალურ განსაზღვრებებს და პროექტის რისკების მართვის ჩარჩოს იდენტიფიცირებას.

ყველა პროექტს შეიცავს რისკი და თუ პროექტის მენეჯერი ან პროექტის მფლობელი ხართ, ეს არ არის მხოლოდ თქვენი პასუხისმგებლობა რისკის მოსალოდნელია, არამედ ისიც თქვენი სამუშაოა, რომ რისკის პოტენციური ზემოქმედება პროექტის გუნდში და რისკების შესამცირებლად მომზადება.

რისკი მოდის სხვადასხვა ხარისხით. ხანდახან რისკი შეიძლება იფიქროთ, რომ პროექტი ოდნავ განსხვავებულად გაიქცევა ან პატარა მოულოდნელად გარდაიქმნება. ზოგიერთ შემთხვევაში, რისკი შეიძლება გამოიწვიოს კატასტროფული შედეგები, რომელიც თქვენს პროექტს თავის თავზე გადააქცევს.

მოდით გამოიყენოთ მოედანი სცენარი ზემოთ ცემენტის მაგალითიდან. ერთ-ერთი რისკი ისაა, რომ ცემენტი 10 ივნისის ჩათვლით არ ჩამოდის. რა რისკის პოტენციური ეფექტია? ცემენტის შემდეგ ყველა მემკვიდრე აქტივობა შეფერხებულია და ამ პრობლემის შედეგად გადაიდო.

რისკები შეიძლება დადებითიც იყოს. განვიხილოთ პროექტის ზემოქმედება, თუ ცემენტი უფრო ადრინდელზე მეტყველებს. მიუხედავად იმისა, რომ ეს დადებითი შედეგის მომხრეა, ის კვლავ პრობლემას ქმნის პროექტში ყველა სხვა ნაბიჯის დროისა და თანმიმდევრობისთვის.

პროექტის მენეჯერები მუშაობენ თავიანთი პროექტის გუნდებთან, რათა გაიგონონ და შეაფასონ პოტენციური რისკები. ისინი იღებენ პროცესს წინ გადადგმულ ნაბიჯს და შეისწავლიან რისკის პოტენციალურობას და მისი შესაძლო ალბათობას. უფრო მეტიც, ისინი იდენტიფიცირებულნი არიან იმ პირების იდენტიფიცირებაზე, რომლებიც გამოვლინდებიან რისკის წარმოქმნისას და რისკის შემარბილებელი გეგმების შესახებ შეთანხმდნენ.

ბევრ ფირმას აქვს დეტალური რისკის თარგები, რომლებიც მათ დროთა განმავლობაში და სხვა პროექტებთან გამოცდილებით აქვთ შემუშავებული. ზოგიერთმა კომპანიამ შეასრულა რისკის პროფილები, რომლებიც გამოიყენება როგორც რისკის ანალიზის საწყისი წერტილი. ბევრი საწარმოა ძალიან დეტალური სტატისტიკური ანალიზი რისკის დაგეგმვისათვის.

ქვედა ხაზი

პირობები: ფარგლები, ვარაუდები და რისკი, ყველა მნიშვნელოვანია პროექტის მენეჯმენტის სამყაროში. გამოიყენეთ ეს სტატია, როგორც ამოსავალი წერტილი, რათა შეისწავლოთ ეს და სხვა მნიშვნელოვანი პროექტის მართვის პირობები შემდგომი დეტალებით.