თქვენ შეგიძლიათ დაგეგმოთ, იცხოვრონ და მართოთ შეხვედრები შედეგების შესაქმნელად
თუ უგულებელყოფთ რომელიმე ამ შეხვედრის მენეჯმენტის შესაძლებლობებს, თქვენს შეხვედრებსა და გუნდებს არ აიღებენ ნაყოფს, რომელთაც სურთ ინვესტიციის დროს. მიიღეთ თორმეტი შეხვედრა მენეჯმენტის რჩევები თქვენი დამსწრეებისთვის, რათა მიიღოთ მოსალოდნელი, დადებითი და კონსტრუქციული შედეგების მიღწევა.
რა უნდა გააკეთოთ შეხვედრის დაწყებამდე ეფექტური შეხვედრების ჩასატარებლად
სხდომის დაწყებამდე არსებული ქმედებები ადგენს შეხვედრის შედეგების განხორციელების საფუძველს. თქვენ შეგიძლიათ გააკეთოთ ყველა საჭირო შემდგომი ნაბიჯი, მაგრამ ეფექტური შეხვედრის გეგმის გარეშე, თქვენი შედეგები გაუცრუებ. ეს რჩევები დაგეხმარებათ დაგეგმოს და განახორციელოთ შეხვედრა.
დაგეგმეთ შეხვედრა
ეფექტიანი შეხვედრები, რომლებიც შედეგების წარმოებას იწყებენ შეხვედრების დაგეგმვასთან. პირველი, იდენტიფიცირება თუ არა სხვა თანამშრომლები, რათა დაგეგმოთ შეხვედრის დაგეგმვა. მაშინ, გადაწყვიტოს, რას იმედოვნებთ, რომ შეასრულოს შეხვედრის ჩატარება. თქვენი შეხვედრისთვის მიზანშეწონილი მიზნების ჩამოყალიბება.
თქვენს მიერ დასახული მიზნები ეფუძნება ეფექტური შეხვედრის გეგმის ჩარჩოს. როგორც სტეფან კოკი ამბობს, რომ შვიდი ჩვევები ძალიან ეფექტური ადამიანია , "იწყება ბოლომდე გათვალისწინებით." შეხვედრის მიზანი განისაზღვრება შეხვედრის აქცენტი, შეხვედრის დღის წესრიგი და შეხვედრის მონაწილეები, რომლებიც საჭიროა მიზნის მისაღწევად.
დარწმუნდით, რომ საჭიროა შეხვედრა
შეხვედრის გეგმის შემუშავებისთანავე, დარწმუნდით, რომ შეხვედრა მიზნად ისახავს მიზნად დასახული მიზნის მისაღწევად. შეხვედრის დაგეგმვა და ჩატარება ძვირადღირებული იქნება, როდესაც ესწრებიან ხალხს, რათა გაითვალისწინოთ, რომ შეხვედრა არის საუკეთესო საშუალება პრობლემის მოსაგვარებლად, პროცესის გასაუმჯობესებლად ან მიმდინარე გეგმის განხორციელებაში.
შეგიძლიათ იპოვოთ, რომ შეგიძლიათ შეხვედრის მიზნების შესრულება ელ-ფოსტის დისკუსიით, ან საინფორმაციო ბიულეტენის მეშვეობით ინფორმაციის გავრცელებასა და მოთხოვნის გზით. დარწმუნდით, რომ შეხვედრის საჭიროება და არა მხოლოდ თქვენთვის მოსახერხებელია - თქვენ მიიღებთ უკეთეს შედეგებს თქვენი შეხვედრის მონაწილედან, როდესაც თქვენ ნამდვილად მოიპოვებთ მათ მოთხოვნებს.
შეხვედრებზე შესაბამისი მონაწილეობის უზრუნველყოფა
თუ შეხვედრა მიზნად ისახავს თქვენი მიზნების განხორციელებას , შეამოწმეთ მონაწილეები, რომლებიც უნდა დაესწრონ შეხვედრას. შეხვედრის დასწრებისთვის აუცილებელი დამსწრეები უნდა იყვნენ ხელმისაწვდომი.
შეხვედრის გადადება, ვიდრე კრიტიკული პერსონალის წევრების გარეშე შეხვედრის ჩატარება. თუ დელეგატი გადამწყვეტი გადაწყვეტილების მიღების პროცესში მონაწილეობს, დარწმუნდით, რომ უფლებამოსილ თანამშრომელს აქვს გადაწყვეტილება მიიღოს გადაწყვეტილება ან გადადოს შეხვედრა.
განაწილება და გადახედვა წინასწარ მუშაობის დაწყებამდე
რამდენი შეკითხვა დაესწარი რომ შეხვედრის ფასილიტატორმა დაიწყო გამარტივების გადაბმის ან Microsoft PowerPoint slide- ის განხილვის განხილვა? იმედგაცრუება? თქვენ დადებს. შეხვედრა ხდება ჯგუფის რეაგირება, რომელიც მიზნად ისახავს მიზნის მისაღწევად.
როდესაც შეხვედრის ჩატარების მიზნებია გადაწყვეტილების მიღებისა და კითხვების პასუხად, ჯგუფის კითხვაში არის ხალხის დროული სამარცხვინო ნარჩენები.
თქვენ შეგიძლიათ შეხვედრების ჩატარება უფრო პროდუქტიული და შედეგების უზრუნველსაყოფად რეალური შეხვედრის წინასწარ მომზადება. შეხვედრის დაწყებამდე 48 საათიანი წინასაარჩევნო, სქემები, გრაფიკები და კითხვის მასალა უზრუნველყოფს წარმატების მიღწევას. უფრო მეტად მზადყოფნის დროს გამოყოფთ, უკეთესად მომზადებული ხალხი თქვენს შეხვედრაზე იქნება.
დოკუმენტაცია , რომელიც დაგეხმარებათ შეხვედრის მიზნების მისაღწევად, შეიძლება შეიცავდეს ანგარიშებს; მონაცემები, სქემები და კონკურენტული ინფორმაციის ბმულები, გაყიდვების თვიანი თარიღი და წარმოების გეგმები; Microsoft PowerPoint სლაიდები, რომლებიც ასახავს საკვანძო სადისკუსიო წერტილებს; შეხვედრებისა და პროექტების დაწყებამდე და შეხვედრის წუთი , შენიშვნები და შემდგომი გაგრძელება.
წინასწარი მუშაობა, თუნდაც მხოლოდ ბმულები დაიცვას ინფორმაცია, დროულად განაწილებული, სერიოზული მოლოდინი, რომ დამსწრე წაიკითხავს წინასწარ მუშაობას შეხვედრის წინაშე, ხელს უწყობს თქვენი შეხვედრის წარმატებას.
შეხვედრის დროს ეფექტური შეხვედრების უზრუნველყოფა
შეხვედრის ეფექტიანი გამოყენება თემისთვის ენთუზიაზმი აშენებს. იგი ქმნის ვალდებულებას და მონაწილეთაგან კეთილმოწყობის განცდას. ხალხი გრძნობს, რომ რაღაც უფრო დიდია, ვიდრე მათი ყოველდღიური გამოწვევები. აქედან გამომდინარე, კარგად გააქტიურებული, აქტიური შეხვედრა, რომელიც შემდგომ ეტაპზე აყალიბებს ჩატარდება შეხვედრების შედეგებს.
ეფექტური შეხვედრა ხელშეწყობა
შეხვედრის მონაწილეებს შორის დაპირისპირების პოზიტიურ, პროდუქტიულ ტონს აწყობს შეხვედრა. ეფექტური შეხვედრის ხელშეწყობა იწყება მიზნების, ან მოსალოდნელი შედეგების განხილვა და დღის წესრიგი. ფასილიტატორი ხელს უწყობს ჯგუფის წევრებს აქცენტირებული და პროდუქტიული.
შეხვედრაზე დაგეგმილი შეხვედრა და დღის წესრიგი განსაზღვრა. ეფექტური ხელშემწყობი, რომელიც ინახავს მონაწილეებს ტრეკზე, უზრუნველყოფს შეხვედრის მოსალოდნელ, სასურველი შედეგების მიღწევას.
გამოიყენეთ წინასწარი სამუშაო შეხვედრაში
შეხვედრის დაწყებამდე შეხვედრის დაწყებამდე გამოყენებული ან მოხსენიებული წინასწარი სამუშაო და სხვა ინფორმაცია. საჭიროა გაძლიერდეს მონაწილეთათვის საჭირო დროის გასატარებლად საჭირო დროის გასატარებლად საჭირო მასალა, რომელიც აუცილებელია სასურველი შედეგების მისაღწევად.
შენი მონაწილეები მოამზადებენ თქვენს შეხვედრებზე დასწრებას და თქვენს შედეგებს მოჰყვება მყარი მომზადება და ხელმძღვანელობა . არავის სურს, რომ გაუთვითცნობიერებელი, უინტერესო იყოს, ან არ დაუმატოს თანაგუნდელს.
ჩართე თითოეული მონაწილის მოქმედებაში
ყველა სამუშაო ჯგუფს სხვადასხვა პიროვნებები ჰყავს, რომლებიც შეხვედრებზე არიან. თქვენ გაქვთ მშვიდი coworkers და ადამიანები, რომლებიც ცდილობენ დომინირებს ყველა პლატფორმა. შეხვედრის მიზანშეწონილობისა თუ დამსწრეების შესასრულებლად საჭიროა შეხვედრის მიზნების მისაღწევად თითოეული მონაწილის ჩართვა.
ეს უზრუნველყოფს, რომ თითოეულ მონაწილეს იწყებს შეხვედრის თემას და შემდგომში. თქვენ უფრო მეტი შედეგის მიღწევთ მთელ გუნდთან ერთად, ვიდრე ერთი დომინანტური პერსონალი, რომელიც ცდილობს მთელს გორაზე დააყენოს.
შექმენით ეფექტური შეხვედრა შემდგომი გეგმის შესახებ
შეხვედრისას, სამოქმედო ნივთების შემდგომი გეგმის შემუშავება. ეფექტური გეგმები მოიცავს შემდეგს:
- კონკრეტული სამოქმედო ელემენტი,
- იმ პირის სახელი, რომელმაც მოახდინა სამოქმედო ნივთის შესრულების "მფლობელობაში"
- სამოქმედო ნივთის სავარაუდო თარიღი, და
- შეთანხმების შესახებ, თუ რა შეესაბამება სამოქმედო ნივთის დასრულებას.
განიხილეთ რეალურ ცხოვრებაში სცენარისა და ბარიერების წარმატებისთვის, რომ გუნდის წევრებს შეუძლიათ განიცადონ, რადგან ისინი ცდილობენ განახორციელონ იმ ნივთების შესრულება, რომლებიც აუცილებელ შედეგს მიიღებენ. საჭიროების შემთხვევაში, თქვენი მომდევნო შეხვედრისთვის დრო დაეთანხმეთ მონაწილეებს.
შეხვედრის შემდეგ ეფექტური შეხვედრების უზრუნველყოფა
აქციები და დაგეგმარება შეხვედრამდე და შეხვედრის დროს დიდი როლი ითამაშებს მოსალოდნელ, პოზიტიურ და კონსტრუქციულ შედეგებზე. შეხვედრის შემდეგ თქვენი ქმედებები ისეთივე მნიშვნელოვანია. შემდგომი დაგეგმილი შეხვედრის შემდგომი გაგრძელება არ არის საკმარისი საინვესტიციო, რათა უზრუნველყოს შედეგები.
გამოაქვეყნეთ შეხვედრების ოქმი
დაიწყეთ თქვენი წუთი და სამოქმედო გეგმა 24 საათის განმავლობაში. ხალხი ეფექტურად უჭერს მხარს შედეგებს, თუ ისინი დაუყოვნებლივ დაიწყებენ სამოქმედო ნივთებს. მათ ჯერ კიდევ აქვთ ახალი ხსოვნის შეხვედრა, დისკუსია და შერჩეული მიმართულებით.
ისინი რჩებიან ენთუზიაზმით და მზად არიან დაიწყონ. წუთიანი განაწილების დაგვიანებით აისახება თქვენი შედეგები, რადგან ადამიანების უმრავლესობა ელოდება წუთებს, სანამ დაიწყება მათი ვალდებულებების დაძლევა.
ეფექტური შეხვედრა შემდგომი
ვადები და დაკვირვება და დაკვირვება დაგეხმარებათ თქვენს შეხვედრებზე შედეგების მისაღწევად. შეხვედრაზე შეიქმნა ვადა. შეხვედრის შემდეგ, თითოეულმა პირმა სამოქმედო პუნქტთან ერთად უნდა გააკეთოს საკუთარი ვალდებულების შესრულების გეგმა.
თუ არა მათ წამოაყენებენ ნაბიჯებს მათი დამგეგმავი, დავალებას სხვა თანამშრომლებს გადასცემენ, ან უბრალოდ შეასრულონ დავალება, ინდივიდუალურია პასუხისმგებელი შემდგომი.
ასე რომ, შეხვედრის დამგეგმავია. თქვენ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ შეხვედრის შედეგების მიღწევა თითოეულ ადამიანსთან, რომელსაც აქვს შეხვედრის შეხვედრის შუალედური გზა. თქვენი მიზანია შეამოწმოთ პროგრესი და უზრუნველყოს ამოცანები. გახსოვდეთ, რას ითხოვენ მიღწეული.
შემდგომი შეხვედრის დროს შემდგომი რეაგირება
გსმენიათ ოდესმე შემდგომი შეხვედრისას, რომელიც შედგებოდა თითოეული მონაწილისგან, თუ რატომ ვერ შეძლებდნენ თავიანთ ვალდებულებას? შედეგი სავალალოა. შედეგების ანგარიშვალდებულების ნორმათა ან საბაჟო ჩამოყალიბება იწყება შეხვედრის ციკლის დასაწყისში.
შეხვედრებზე ფასილიტატორის შუალედში დახმარების გაწევა ხელს უწყობს, მაგრამ ჯგუფი ვალდებულებების შეუსრულებლობაზე უარს იტყვის . ანგარიში მომდევნო შეხვედრაზე პროგრესსა და შედეგებზე და ველით, რომ ყველა შესრულდება. ალტერნატიულად, შეამოწმეთ პროგრესი მომდევნო შეხვედრებზე და თუ არსებობს პროგრესის რეალური გზა, განსაზღვრავს თუ როგორ უნდა გაგრძელდეს
უწყვეტი გასაუმჯობესებლად შეხვედრა პროცესი
ყოველი შეხვედრის შესწავლის პრაქტიკა უწყვეტი გაუმჯობესებისთვის მძლავრი იარაღია. მონაწილეები იღებენ მონაწილებს განიხილონ, თუ რა იყო ეფექტური ან არაეფექტური მიმდინარე შეხვედრის პროცესის შესახებ. ისინი ასევე განიხილავენ იმ პროგრესს, რომელიც მათ განიხილავენ ჯგუფს, რომლის შესახებაც შედგა შეხვედრა.
უწყვეტი გაუმჯობესება სხვა დონეზე, წარმატებული გუნდები იღებენ თავიანთ მთელ პროექტს, ასევე პროცესს, რათა დადგინდეს, რამდენად ეფექტურად შეძლეს შედეგების შექმნა. მომავალი შეხვედრები აფასებს შეფასებას. შეხვედრები ვითარდება ორგანიზაციის შედეგების შესაქმნელად კიდევ უფრო ეფექტური ინსტრუმენტი.
დასკვნა
შედეგები მიღწეული და პროგნოზირება ხდება კარგად დაგეგმილი და განხორციელებული შეხვედრებისაგან. დაიცვას ეს თორმეტი რეკომენდაცია, რათა უზრუნველყონ შეხვედრაზე დამსწრე საზოგადოებას შეხვედრებზე ინვესტირების დროს მოსალოდნელ, პოზიტიურ და კონსტრუქციულ შედეგებზე მიაღწიოს. თქვენი ორგანიზაცია დააჯილდოებს თქვენს კეთილმოწყობას და თქვენი მოღვაწეები გიყვარდეს, როცა იყენებთ ამ ეფექტურ შეხვედრას.