როგორ (და რატომ) შეხვედრის ოქმი
წუთი ჩვეულებრივ მოიცავს:
- მონაწილეთა სახელები,
- დღის წესრიგის საკითხი ,
- მონაწილეთა მიერ მიღებული გადაწყვეტილებები,
- შემდგომი ქმედებები მონაწილეთა მიერ,
- ვალდებულებების შესრულების ვადები, და
- ნებისმიერი სხვა მოვლენა ან დისკუსია, რომელიც ღირს დოკუმენტირებას მომავალი განხილვისა და ისტორიისთვის.
სამაგალითო შეხვედრის ოქმი შეხვედრის დროს მიღებული გადაწყვეტილებებისა და მონაწილეების მიერ ნაკისრი ვალდებულებების შესახებ. ვალდებულებები თან ერთვის შეხვედრის მონაწილეების მიერ გაზიარებულ ვადებსა და სხვა დეტალებს.
შეხვედრის ოქმი, როგორც ისტორიული დოკუმენტი
როგორც ისტორიული დოკუმენტი, ისინი ასევე სასარგებლოა დოკუმენტების ძირითადი მოსაზრებები ან დისკუსიები, რამაც გამოიწვია გადაწყვეტილების მიღება. მაგალითად, შეკითხვების პასუხად მოგვიანებით, როდესაც გუნდის წევრი ამბობს: "რა იყო ჩვენთვის, როდესაც ჩვენ ამ მიზანს აირჩევდით?"
ეფექტური შეხვედრის წამოაყენებინა ხუთი ალტერნატივა გუნდი განიხილა და ძირითადი მიზეზი, რის გამოც ერთი შეირჩა სხვა ხელმისაწვდომი ბილიკები.
ტიპიური საქმიანი შეხვედრისთვის ეფექტური შეხვედრის ოქმები არ უნდა ჩაიწეროს ყველა დისკუსია.
მათ ასევე არ სჭირდებათ და არ უნდა თქვან, თქვან რა. არც მათ უნდა აცნობონ, რა დეტალებზე საუბრობენ ყველა მონაწილეს. მოცემულ მაგალითში, ეფექტური შენიშვნა შეჯამებულია დისკუსიას, ვიდრე ყოველ სიტყვას წერს.
(აღიარებენ რა, რომ ეს წესი განსხვავდება ისეთი ტიპის სიტუაციებში, როგორიცაა სამართლებრივი ქმედება, სასამართლო სხდომა და სხვა.
ეს წუთი მოითხოვს საუბრისა და განცხადებების ზუსტ ჩანაწერს.) მაგრამ თქვენი სამუშაო სამუშაო ადგილი არ არის.
როდის და როგორ გავიზიაროთ შეხვედრების ოქმი
შეხვედრის დასასრულს, სხდომის მონაწილეები ელექტრონულად შეხვედრის მონაწილეებს აწყდებიან. ამის გაკეთება, მონაწილეებს აქვთ დაუყოვნებლივ შენიშვნა მათი ვალდებულებები და ვადები. თუ ეს შეუძლებელია (მაგალითად, შენიშვნა შემქმნელს სურს შეცდომების გასუფთავება), შენიშვნა უნდა გადაიტანოს შეხვედრის ოქმები 24 საათის განმავლობაში.
შეხვედრებზე გაკეთებული ვალდებულებების შეხსენება წუთებში ემსახურება. ისინი ხელს უწყობენ მონაწილეებს თავიანთ კალენდრის ვალდებულებებს გადასცეს თავიანთი კალენდრები და გააკეთონ სიები. ისინი ემსახურებიან როგორც ნებისმიერი პუნქტის შეხსენება, რომლებიც მონაწილეებს მიაღწევენ მომდევნო შეხვედრამდე.
(ეს შეიძლება შეამციროს ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი პრობლემა შეხვედრებზე, ზოგადად შეხვედრის დროს ინფორმაციის მიღებაზე, რათა მონაწილეებმა შეხვედრის კითხვა და არა ინტერაქცია გაითვალისწინონ). ყოველივე ამის შემდეგ, არ არის ინტერაქცია შეხვედრის წერტილი? სხვა არაფერია, თქვენ გაქვთ ინსტრუმენტები, როგორიცაა ელფოსტა და იამერი.
თქვენ გინდათ განიხილონ თქვენი წინასწარი შეხვედრის მომდევნო შეხვედრის დაწყებისას, რათა ხალხმა შეამოწმოთ მათ სისწორეში და შემდეგი ნაბიჯები.
შეხვედრის წუთები წარმატებულ შეხვედრებზე ეფექტური წვლილის შეტანაა, როდესაც დროულად არის დაწერილი და ნაწილობრივ ნაწილდება. ეს განსაკუთრებით აღსანიშნავია, როდესაც გუნდი ჩამოყალიბდა ძლიერი ნორმები, რომლებიც მხარს უჭერენ ბიზნეს წარმატებას .
როგორ ხორციელდება ორგანიზაციები ატარებენ შეხვედრას?
შეხვედრის წარმატების კრიტიკული , შენიშვნა შემსრულებელი ან ჩამწერი დოკუმენტაციას ატარებს შეხვედრის მონაწილეებს, ისტორიას და თანამშრომლებს, რომლებსაც უნდა იცოდნენ რა გაეცნენ შეხვედრაზე. სრული შეხვედრის გარეშე, შეხვედრის პერსპექტივები წარმატებულად შემცირდა.
შეხვედრის მონაწილეს თანამშრომელი, როგორც წესი, გუნდის წევრია და შეხვედრებში მონაწილეობისას აღნიშნავს. შეხვედრებზე, რომლებსაც გააჩნიათ იურიდიული ან სამთავრობო დაინტერესებული სამართალწარმოება, რატიფიცირება ან მოთხოვნები, როგორიცაა მოსმენები, საჭიროა კორპორატიული საბჭოს სხდომები ან დეპოზიტები, არაპარტნიორული ინდივიდი იღებს ოფიციალურ წუთებს და ხშირად აწარმოებს საქმის წარმოებას.
დასაქმებულს, რომელიც ჩანაწერს წერს, უნდა ჰქონდეს ყურის ზუსტი დეტალები. დასაქმებულმა ასევე უნდა მოიფიქროს, რომ შეხვედრებში მონაწილეობის მიღება ეფექტურად წარიმართოს.
ზოგიერთ შეხვედრაში, იგივე თანამშრომელი იღებს ყოველ წუთს. სხვებისთვის, თანამშრომელი დასაქმებულს გადაეცემა წუთი მრიცხველის როლი. შეხვედრის ხელმძღვანელობის მსგავსად, შენიშვნების როლი აშენებს ხელმძღვანელობას , კომუნიკაციას და ეფექტური შეხვედრის ლიდერობის უნარებს.
რა მოთხოვნებს უნდა აკმაყოფილებდეს შეხვედრის ოქმი?
ჩამწერი ან შენიშვნა:
- შეხვედრის დროს მიღებული გადაწყვეტილებების, ვალდებულებების და ძირითადი დისკუსიების ზუსტი რეკვიზიტები.
- ჩაატარონ სამოქმედო ნივთები, რომლებიც მონაწილეობდნენ ვალდებულებების შესრულების თარიღთან ერთად, რომლებმაც მიიღეს მონაწილეობა. სამოქმედო ნივთებს აქვს სახელი, თუმცა ზოგადი განხილვა არ არის ნათქვამი, რომელმაც თქვა, რომ არაფორმალურ სამუშაო შეხვედრებში.
- განიხილეთ ძირითადი გადაწყვეტილებები და დავალებები ან ნებაყოფლობითი ვალდებულებები და სამოქმედო ნივთები შეხვედრის დასასრულს, რათა მონაწილეებმა განიხილონ და დაეთანხმონ შეხვედრებზე გასვლამდე განხორციელებულ საქმეებსა და ვალდებულებებს.
- შეხვედრის ლიდერმა შეიძლება სთხოვოს შენიშვნა სხდომის დროს პერიოდულად განხილვის შესახებ.
- შეხვედრების მიმდინარე სერიაში, მომხსენებელი იღებს წუთს შეხვედრის დაწყების მომდევნო შეხვედრის დასაწყისში. დამსწრე თანამშრომლებს შეუძლიათ დაამატოთ ან შეასწორონ ის, რასაც ისინი არ ეთანხმებიან წუთებში.
- შეხვედრის 24 საათის განმავლობაში შეხვედრის ასლის გადანაწილება წლების განმავლობაში შეხვედრის ფასილიტატორთა სტანდარტული რეკომენდაცია იყო . ახლა, თუმცა, ჩამწერი სავარაუდოდ წუთიანი ელექტრონული მოწყობილობა, როგორიცაა ლეპტოპი ან iPad. ამრიგად, შენიშვნა უნდა გადააგზავნოს შეხვედრის ჩანაწერებს შეხვედრის რამდენიმე წუთში, ზოგჯერ ორთოგრაფიული, გრამატიკისა და სიწმინდის სწრაფი განხილვის შემდეგ.
ჩანაწერი წარმოადგენს იმ როლს, რომელსაც შეხვედრა უნდა ჰქონდეს, რომ შეხვედრის შედეგები მიეწოდებინათ და მოქმედებდნენ მონაწილეების მიერ. შენიშვნების გარეშე მონაწილეები უნდა დაეყრდნონ სხვა მონაწილეების ხსოვნას. გარანტირებული, ეს არ არის კარგი გეგმა.
შეხვედრის წარმატებისთვის საჭიროა შეხვედრის ჩანაწერთა წიგნების დოკუმენტაცია, ისევე როგორც დოკუმენტაცია აუცილებელია თანამშრომლის მუშაობის გასაუმჯობესებლად.