თქვენი მომზადება განსაზღვრავს თუ არა თქვენს სასურველ შედეგებს
სხდომის ოქმთან ერთად, დოკუმენტაციები, რომლებიც მონაწილეებს მიიღებენ შეხვედრის შემდეგ, დღის წესრიგი არის შეხვედრის გეგმა და წინასწარი შეხვედრის შემდგომი გაფრთხილება.
შეხვედრის დღის წესრიგის შემუშავებისას, რომელიც რეგულარულად არ არის დაგეგმილი, დაგეგმილია შემდეგი ნაბიჯები. მოგვიანებით ამ სტატიაში, დღის წესრიგის რეგულარულად დაგეგმილ შეხვედრაზე ნახავთ. შეხვედრების ორი ტიპი იზიარებს მსგავსი დღის წესრიგს, მაგრამ არ არის ზუსტად იგივე.
შეხვედრის დღის წესრიგის შემუშავება
პირველი, იდენტიფიცირება სხვა თანამშრომლებისთვის საჭიროა დაგეგმოს შეხვედრის დაგეგმვა. მაშინ, გადაწყვიტოს, რას იმედოვნებთ, რომ შეასრულოს შეხვედრის ჩატარება. თქვენი შეხვედრისთვის მიზანშეწონილი მიზნების ჩამოყალიბება . თქვენს მიერ დასახული მიზნები ეფუძნება ეფექტური შეხვედრის გეგმის ჩარჩოს. დარწმუნდით, რომ თქვენ არ დაგეგმილი უფრო მეტია, ვიდრე მიზანშეწონილია თქვენი შეხვედრის დროში.
როგორც სტეფანე კოვიმ განაცხადა, "შვიდი ჩვევების მქონე ადამიანები", "დაიწყეთ დასასრული". თქვენი შეხვედრის მიზანი განსაზღვრავს შეხვედრის აქცენტს, შეხვედრის დღის წესრიგს და შეხვედრის მონაწილეებს.
დღის წესრიგის შექმნის გეგმა დაგეგმილია შეხვედრისთვის.
თქვენ იწყებთ მთავარ მიზანს ან მიზანს, რომ თქვენ ცდილობთ შეხვედრის ჩატარებით. ერთხელ თქვენ გადაწყვიტეთ თქვენი მიზანი, საჭიროა განსაზღვროთ თუ არა დამატებითი თანამშრომლების დახმარება თქვენი დღის წესრიგის დაგეგმვა. თუ კი, მოიწვიეთ ისინი, რათა შემოგთავაზოთ თქვენი შეხვედრის დღის წესრიგში, როგორც წესი, ელ-ფოსტით ან ტექსტით, რათა არ გამოვიყენოთ დამატებითი შეხვედრა.
გადაწყვეტილებების მიღება, როგორც თქვენ განავითარებთ თქვენს შეხვედრის დღის წესრიგს
თქვენი საერთო მიზნის განსაზღვრის შემდეგ, თქვენ ან თქვენს გუნდს უნდა მივცეთ შემდეგი გადაწყვეტილებები. შეხვედრის მიზნისა და მიზნის გარდა, თითოეული ამ საკითხის განხილვა ხდება დღის წესრიგში.
- საჭირო მონაწილეები ფაქტობრივ შეხვედრაზე,
- ის საკითხი, რომელიც საჭიროებს დისკუსიას ან ქმედებას, რაც გამოიწვევს მიზნის ან მიზნის მიღწევას,
- დროის მიხედვით, რომელსაც თქვენ გეგმავს ჯგუფს დაგჭირდებათ თითოეული ნივთის განხილვა,
- შეხვედრის თარიღი და დრო,
- შესაფერისი ადგილი, რომელიც ყველა მონაწილემ კომფორტულად გამართავს შეხვედრისთვის,
- შეხვედრისთვის წინასწარ მუშაობა. ეს მოიცავს ნებისმიერ მოსმენას, დოკუმენტაციას , მონაცემებს, წინასწარ შეხვედრის დაწყების წუთებს ან რაიმე სხვა მომზადებას, რომელიც თქვენს ფაქტობრივ შეხვედრას წარმატებული გახდის. ეს მომზადება უნდა დაერთოს შეხვედრის შეტყობინებას და დღის წესრიგს, როდესაც ისინი მოწვეულ მონაწილეებს გადასცემთ.
ზემოხსენებული გადაწყვეტილებების გარდა, სტანდარტული შეხვედრის დღის წესრიგი უნდა შეიცავდეს:
- განიხილეთ შეხვედრის მიზანი, დღის წესრიგი და მოსალოდნელი შედეგები და პროდუქტი.
- გადახედეთ წინასწარ შეხვედრას.
- განიხილეთ მონაწილეთა პროგრესი ვალდებულებების შესახებ და წინასწარ გამართულ სხდომაზე მოქმედებენ.
- შენიშვნაში მყოფმა ან ლიდერმა უნდა განიხილოს მონაწილეთა მიერ ვალდებულებების გადახედვა მიმდინარე შეხვედრის დროს საბოლოო დღის წესრიგში.
გადაწყვიტოს, ვინ უნდა მონაწილეობა მიიღოს თქვენს შეხვედრის დღის წესრიგში
მას შემდეგ, რაც გადაწყვიტა, რომ შეხვედრის ჩატარება აუცილებელია თქვენი მიზნის მისაღწევად, საჭიროა მონაწილეების სია.
ყველა თანამშრომელს არ შეუძლია მონაწილეობა ან მონაწილეობა მიიღოს ყველა შეხვედრაში, მაგრამ მონაწილეების მოწვევაში ხელს შეუწყობს წარმატების ალბათობას.
როგორ უნდა გაირკვეს მონაწილეებმა საჭირო შეხვედრის დღის წესრიგის შესრულება
განსაზღვროთ თქვენი მონაწილეები ერთჯერადი შეხვედრების ან მოკლე შეხვედრებისთვის ან რეგულარულად დაგეგმილ ან მიმდინარე შეხვედრებზე დასწრებაზე, როგორიცაა:
- ვინ უნდა ფლობდეს გამოსავალს ჯგუფში?
- ვინ ფლობს პროცესს?
- ვის უნდა გაეცნოთ ინფორმაცია, რომელსაც იყენებთ?
- ვის შეუძლია უზრუნველყოს გადაწყვეტილებების მიღებაში მონაცემები და ფაქტები?
- ვის აქვს გამოცდილება ან გამოცდილება გაზიარება ჯგუფთან?
- ვინ უნდა მხარი დაუჭიროს ნებისმიერ გადაწყვეტილებებს ან ამოცანებს?
- ვინ უნდა მიაწოდოს ნებართვას ან რესურსებს შეხვედრის შედეგების შესრულების მიზნით?
- ვინ შეიძლება ეწინააღმდეგებოდეს ნებისმიერი გადაწყვეტილების ან მიმართულებების განხორციელებას?
საჭიროა შეხვედრის დღის წესრიგი რეგულარულად დაგეგმილი შეხვედრებისთვის?
ყოველ შეხვედრაზე არ არის საჭირო საბაჟო განვითარებული დღის წესრიგი. თანამშრომლების უმრავლესობას რეგულარული დაგეგმილი შეხვედრები აქვს მათი განყოფილებების ან სამუშაო ჯგუფებისთვის. თქვენ ასევე გაქვთ გუნდები და პროექტები, რომელშიც მონაწილეობ.
მიმდინარე პროექტს არ შეუძლია მოითხოვოს ახლად შემუშავებული დღის წესრიგი ყველა შეხვედრაზე, მაგრამ თქვენი გუნდი კარგად იმსახურებს თქვენი შეხვედრის სტანდარტულ მიდგომას.
რეგულარულად დაგეგმილი თანამშრომლის შეხვედრა დაყოფილია სამ სეგმენტად, რომელთაგან თითოეული სტანდარტული დღის წესრიგია: საინფორმაციო ნივთები, სამოქმედო ნივთები და თავდაპირველი დაგეგმვა.
დაგეგმილი შეხვედრების შეხვედრების დღის წესრიგი
საინფორმაციო მასალები
ჩაწერეთ ნებისმიერი დღის წესრიგი, რომელიც ყველა შეხვედრისთვის არის ინფორმირებული. მაგალითად, მენეჯერი განახლდება ჯგუფის ხელმძღვანელობის შედეგებზე.
მოქმედება
დღის წესრიგში ჩაიწეროს ნებისმიერი ელემენტი, რომელიც ჯგუფს განიხილავს ყოველ რეგულარულ დაგეგმილ შეხვედრაზე. მაგალითად, დროის პერიოდის ბიუჯეტის შესრულება და ხარჯების იდენტიფიკაცია და უწყვეტი გაუმჯობესების ჯგუფი გეგმავს მიღწევას.
თავდაპირველი დაგეგმვა
დღის წესრიგში ჩაწერეთ ნებისმიერი საკითხი, რომელიც ჯგუფს სურს წინასწარ დაგეგმოს ან მოამზადოს. მაგალითად, მომდევნო თვის მოკლევადიანი მიზნები ან მომდევნო დავალებებზე მომუშავეთა დახმარების საჭიროება.
თუ ამ წესებს მიჰყვებით, როდესაც შეხვედრის დღის წესრიგის შემუშავებას შეძლებთ, გაზრდის ალბათობას, რომ თქვენი შეხვედრა შედეგებს გამოიღებს.
ნიმუში შეხვედრის დღის წესრიგი რეგულარულად დაგეგმილი შეხვედრაზე
გამოიყენეთ ეს ნიმუში დღის წესრიგის რეგულარული დაგეგმილი შეხვედრა, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი შეხვედრა აწარმოებს შედეგების მოძიებას.
- თბილი და მილოცვა. განვიხილოთ ხანმოკლე icebreaker დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად ხშირად ჯგუფს აკმაყოფილებს.
- განიხილეთ შეხვედრის მიზანი, დღის წესრიგი და მოსალოდნელი შედეგები და პროდუქტი.
- გადახედეთ წინასწარ შეხვედრას.
- უზრუნველყოს სათანადო უწყებრივი და კომპანიის ინფორმაცია, რომელსაც გუნდი სჭირდება.
- სამოქმედო გეგმების, სამოქმედო გეგმებისა და ვალდებულებების პროგრესის განხილვა. განიხილეთ ჯგუფის პროგრესი მიზნების მისაღწევად.
- განიხილეთ და მიიღონ გადაწყვეტილებები ამ შეხვედრის დღის წესრიგის შესახებ.
- შემდეგი ნაბიჯების განსაზღვრა.
- შემდეგი შეხვედრის მიზნის, შედეგისა და დღის წესრიგის განსაზღვრა.
- შეხვედრის დასასრულს, დამსწრემ უნდა განიხილოს შეხვედრის დროს ხალხის მიერ აღებული ვალდებულებები.
- იდენტიფიცირება ნებისმიერი დახმარება, რომელიც არ არის ჯგუფში და არა მონაწილეებს, რათა დაუკავშირდნენ.
- ვინ განსაზღვრავს ვინ არიან შეხვედრის მონაწილეების გარეთ, იციან რა და გადაწყვეტენ, თუ როგორ განახორციელებთ კომუნიკაციას.
- შეხვედრის 24 საათის განმავლობაში დაუყოვნებლივ გაგზავნეთ ან დაუყოვნებლივ გაითვალისწინეთ ელექტრონულად (ნორმა) შენიშვნები.
უფრო ეფექტური შეხვედრების ჩატარება