Რა დამსაქმებელთა ჩანაწერები უნდა გაგრძელდეს?

Smart დამსაქმებლები შეინარჩუნებენ 4 სხვადასხვა ფაილს თანამშრომელთა ჩანაწერებს

გვინდა ვიცოდეთ რა თანამშრომელი ჩანაწერები, რომ შევინარჩუნოთ დამსაქმებელი? დამსაქმებელი თითოეულ თანამშრომელს ოთხი თანამშრომელი რეკორდულ ფაილს ატარებს. გარდა ამისა, დამსაქმებელი ინახავს სხვა თანამშრომლის ჩანაწერებს ყველა თანამშრომლისთვის.

თანამშრომელი ჩანაწერების პერსონალის ფაილი

თითოეული თანამშრომლისთვის პერსონალის ფაილი შენარჩუნებულია. ეს პერსონალური ფაილი შეიცავს კონფიდენციალურ დოკუმენტებს და ახორციელებს ადამიანური რესურსების თანამშრომლებს.

პერსონალის ფაილია ძირითადი თანამშრომელი ჩანაწერები, რომლებიც იყენებენ დამსაქმებელს, თანამშრომელს და თანამშრომლის მენეჯერს, ზოგიერთ კომპანიაში.

სხვები - და ეს არის რეკომენდირებული მიდგომა - თანამშრომელი პერსონალის ფაილი შეზღუდულია HR და თანამშრომელი ზედამხედველობით.

პერსონალური ფაილების ტიპიური დოკუმენტები მოიცავს დასაქმების განაცხადს , ოჯახურ გადაუდებელ საკონტაქტო ფორმას, დოკუმენტურად დისციპლინური მოქმედებების ისტორიას, რეზიუმეს, დასაქმებულის სახელმძღვანელოს მიმღების თანამშრომლის ხელმოწერას, დამქირავებელს ხელმოწერის ფურცლებს, პერიოდულ შეფასებას, სამუშაოს შეფასებას ან შესრულებას განვითარების გეგმა, ტრეინინგის სერთიფიკატი და დასწრების მტკიცებულება და მიმდინარე პერსონალური საკონტაქტო ინფორმაცია თითოეული თანამშრომლის შესახებ.

ყველა პერსონალის ფაილი არ შეიცავს იგივე დოკუმენტებს, მაგრამ თითოეული პერსონალის ფაილი აქვს გარკვეული დოკუმენტები, რომლებიც ერთნაირია. პერსონალის მუშაობის დოკუმენტაცია დოკუმენტურად არ არის გათვალისწინებული პერსონალის ფაილში, თუ მან არ დაადგინა დისციპლინური ქმედებები, ჯილდო ან რაიმე სხვა ნიშნის მიღწევა.

ასეთი ყოველდღიური შესრულების შენიშვნები ეკუთვნის იმ ფაილს, რომელიც მენეჯერს აკისრია მათი თანამშრომლების შესრულების, მიზნებისა და წვლილის დასაფიქსირებლად.

სახელფასო ფაილები თანამშრომელი ჩანაწერები

სახელფასო ფაილი ასევე შენარჩუნება თანამშრომელი ჩანაწერი. სახელფასო ფაილი შეიცავს დასაქმებულის სამუშაოს, დეპარტამენტებს, კომპენსაციის ცვლილებებს, გარნიზმებს, სესხებს და სხვა ინფორმაციას, რომელიც აუცილებელია დასაქმებულის გადახდისა და თანამშრომლის კომპენსაციის ისტორიის ასლის შენახვაზე.

სახელფასო ფაილი ასევე შეიცავს მთავრობის ფორმების ისტორიას, როგორიცაა W-2, W-4 და სოციალური უსაფრთხოების დაცვა, რომელიც შევსებულია თანამშრომლის მიერ. ფაილი ასევე შეიცავს თანამშრომლის სარგებელს ინფორმაციას და დასაქმებულის საკომისიოდან გადახდაზე გასვლის ნებართვა.

თანამშრომელი ჩანაწერების სამედიცინო ფაილი

დამსაქმებლის მიერ ასევე დასაქმებული სამედიცინო პერსონალი. სამედიცინო დოკუმენტაციაში ჩანაწერის ჩანაწერი არავის მიუწვდება, გარდა ადამიანური რესურსების მიერ დანიშნული პერსონალისა და თანამშრომლის მიერ, რომელთა ჩანაწერებიც შეინარჩუნეს ამ ფაილში. სამედიცინო ფაილები შეიცავს ექიმის შენიშვნებს, FMLA- ს განაცხადს, ნარკოლოგიური შემოწმების ინფორმაციას, საჭირო ინფორმაციას ფიზიკურ ინფორმაციას და სხვა ისეთი დოკუმენტაციას, რომელიც უკავშირდება თანამშრომლის ან მისი ოჯახის წევრის ჯანმრთელობის მდგომარეობას.

სამედიცინო ფაილი, თანამშრომლის ჩანაწერების კონფიდენციალობის გამო, უსაფრთხო შენახვისა და კონფიდენციალობის უმაღლესი ხარისხის მიღება. რეკომენდირებულია, რომ სამედიცინო ფაილები დაცული უნდა იქნეს ჩაკეტილ ფაილში, რომელიც დახურულია იმ ოთახში, რომელიც არ არის ხელმისაწვდომი თანამშრომლებისთვის, გარდა პერსონალური პერსონალისა.

თანამშრომლების ჩანაწერების I-9 ფაილი

I-9 ფაილების სახლის თანამშრომელი ჩანაწერები, რომლებიც შენარჩუნებულია ყველა თანამშრომელი ერთი ფაილი, რომელიც ცალკე სხვა თანამშრომელი ჩანაწერები.

დამსაქმებლები ვალდებულია დაიცვან ეს თანამშრომელი სხვა დასაქმებულთაგან, რათა შეინარჩუნონ თანამშრომლები კონფიდენციალურობის შესახებ მთავრობის თანამდებობის პირებისა და სხვა პირებისგან, რომლებიც უფლებამოსილნი არიან გადახედონ დასაქმებულს I-9 ს .

ცალკეულ ადგილას I-9- ების შენახვა უზრუნველყოფს იმას, რომ ფედერალური I-9 ფაილების გადახედვისთვის შერჩეული თანამშრომლებისთვის არ ექვემდებარება ხელმისაწვდომობას რაიმე სხვა ჩანაწერზე თანამშრომელი ან მისი დასაქმება თქვენს ორგანიზაციასთან ერთად I-9 ფორმა. ეს გამოძიება ყოველწლიურად იზრდება, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი თანამშრომლები სათანადოდ შეავსებენ I-9 ფორმებს ან შეიძლება დაექვემდებაროთ ჯარიმებს და ციხეში დროულად.

თანამშრომელი თანამშრომლების მიერ თანამშრომლებისთვის ხელმისაწვდომობა

თანამშრომლებს შეუძლიათ დაათვალიერონ დასაქმებულთა ჩანაწერები ადამიანური რესურსების პერსონალის პიროვნების ნორმალურ საათებში.

არცერთ თანამშრომელს შეუძლია შეცვალოს ან ამოიღოს ნებისმიერი დოკუმენტი მის ჩანაწერებში, რომელიც უნდა იქნას განხილული პერსონალის პერსონალის თანდასწრებით.

თქვენ უნდა ჰქონდეთ თანამშრომელი პერსონალის ჩანაწერი ნახვის პოლიტიკის თქვენი თანამშრომელი სახელმძღვანელო და დაიცვას იგი განურჩევლად დაკავშირებით თანამშრომელი ითხოვს მათი ფაილი.

თუ თანამშრომელი წერილობით მიმართავს მათი პერსონალის ჩანაწერების ასლს თქვენი შვებულების დატოვების შემდეგ, თქვენ უნდა გამოაგზავნოთ ასლი.

ზოგჯერ, თქვენ ექმნებათ თანამშრომელი, რომელიც საეჭვოა იმაზე, თუ რა სახის დასაქმებულთა ჩანაწერები შეინარჩუნა მათმა ადამიანური რესურსების განყოფილებამ. ეს არის ის თანამშრომლები, რომლებიც, სავარაუდოდ, მოითხოვენ თანამშრომლის ფაილების ასლს. კვლავ დისკრიმინაციის გარეშე შეიტანეთ ფაილების ასლი და გააგზავნეთ იგი. (სავარაუდოდ მიიღებთ კავშირი, რომ თანამშრომელი გაკვირვებული იყო, თუ რამდენად მცირე დოკუმენტაცია პერსონალი შეინარჩუნა.)

ზოგიერთ იურისდიქციაში, კანონიერია დასაქმებულს დააკისროს დუბლირების და ფაილების გაგზავნის ღირებულება.

შენიშვნა: გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ინფორმაცია, ავტორიტეტულია, არ არის გარანტირებული სიზუსტისა და კანონიერებისათვის. საიტი კითხულობს მსოფლიო აუდიტორიის მიერ და დასაქმების კანონები და წესები განსხვავდება სახელმწიფოსგან სახელმწიფოსა და ქვეყანაში. გთხოვთ, მიმართოთ იურიდიულ დახმარებას ან დახმარებას სახელმწიფო, ფედერალურ ან საერთაშორისო სამთავრობო რესურსებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი სამართლებრივი ინტერპრეტაცია და გადაწყვეტილებები სწორია თქვენი ადგილმდებარეობისთვის. ეს ინფორმაცია არის სახელმძღვანელო, იდეები და დახმარება.