მინიშნებები იცის როდის, რატომ, როგორ, და რა უნდა დოკუმენტურად თანამშრომელი შესრულებით
დოკუმენტაცია აუცილებელია მენეჯერებისა და პერსონალისთვის, რადგან თქვენ უნდა სერიოზული ძალისხმევა მოახდინოთ თქვენი თანამშრომლების დასაქმების ისტორიაში ყველა მოვლენის ჩაწერა, როგორც შესრულების პოზიტიური და უარყოფითი ინციდენტები.
აქედან გამომდინარე, მენეჯერებისა და ადამიანური რესურსების თანამშრომლები გვინდა ყურადღებით გაეცნოთ ყველა მოვლენებს.
რატომ არის დოკუმენტი?
- დოკუმენტაციაში მოცემულია მტკიცებულება, რომ შესრულების საკითხები დროულად და ლაკონურ რეჟიმში თანამშრომლებთან განიხილეს .
- დოკუმენტაცია გთავაზობთ დასაქმებულის გაუმჯობესების ისტორიას ან დროის უუნარობას . ეს არის ქრონოლოგიური და ზუსტი აღწერა თანამშრომელი ქმედებები, მენეჯერის ქმედებები და მოვლენები, როგორც მოხდება.
- დოკუმენტაცია უზრუნველყოფს მტკიცებულებას, რომელიც მხარს უჭერს მართვის გადაწყვეტილებებს არახელსაყრელ ქმედებას, როგორიცაა დისციპლინა ან თანამშრომლის შეწყვეტა.
- დოკუმენტაცია გთავაზობთ მტკიცებულებას, რომ თანამშრომელი იმსახურებს ხელმისაწვდომი ხელშეწყობა ან შესაძლებლობა სხვა თანამშრომლებს, რომლებიც ასევე უფლებამოსილია.
- დოკუმენტაცია უზრუნველყოფს ხელფასის გაზრდას , შემცირებას, ან რატომ არ იღებს დასაქმებულს.
- სარჩელის შემთხვევაში, სრული და სრულყოფილი დოკუმენტაცია იცავს დამსაქმებლის ინტერესებს. დოკუმენტაცია ხელს შეუწყობს მენეჯმენტის ქმედებებს წარუმატებელი თანამშრომლის შეწყვეტაში . მას ასევე შეუძლია დაამტკიცოს, რომ დასაქმებული შეწყდა იმ მიზეზით, რომლებიც კანონიერია, როგორც სხვების წინააღმდეგ, როგორიცაა უკანონო დისკრიმინაცია .
რა არის დოკუმენტი
მენეჯერები ვალდებულნი არიან დასაქმებულთა შესრულება, ორივე დადებითი შემოწირულობა და შესრულების წარუმატებლობა. მათ უნდა დაამტკიცონ ზუსტად ის, რაც თანამშრომელმა გააკეთა და თქვა და რა მენეჯერმა გააკეთა და განაცხადა საპასუხოდ შეხვედრის ან საუბრის დროს.
თქვენ უნდა დააკონკრეტოთ საუბრის დროს განხორციელებული ნებისმიერი შეთანხმება, დასახული მიზნები , გაუმჯობესებული საჭიროებები და მოსალოდნელი და გაუმჯობესების ვადები.
დოკუმენტაცია ასევე უნდა შეიცავდეს ვალდებულებებს, რომ მენეჯერი დახმარებას უწევს თანამშრომელს.
როგორ დოკუმენტირება
დოკუმენტაცია უნდა დაწერონ ან დაუყოვნებლივ გაეცნოთ შეხვედრის ან თანამშრომელს. ნებისმიერ დროს არ უნდა გამოგრჩეთ საუბარი იმ დღეს, როდესაც რეალურად მოხდა საუბარი. ველოდები მოგვიანებით გავლენას ახდენს ხარისხის დოკუმენტაციაზე, რადგან იგი ეფუძნება მეხსიერებას.
მენეჯერების ერთ-ერთი ყველაზე ცუდი შეცდომა არის იმის მჯერა, რომ მათ შეუძლიათ დაამკვიდრონ თანამშრომლები, რომლებიც საჭიროებენ ისტორიას. არ HR ადამიანი, რომელსაც აქვს გამოცდილება, დროული და დროული დოკუმენტაცია, ოდესმე უკუაგდო რეკონსტრუირებული ჩანაწერი. მენეჯერები, რომლებიც რეკონსტრუქციას მეხსიერების მოუტანს ზედმეტი და მიუღებელია რისკი მათი კომპანია, რადგან დამუშავებული ისტორია არ გამართავს up პოტენციური სარჩელი.
საჭიროა თქვენი დოკუმენტაცია პროფესიონალური, სისუფთავე და ორგანიზებული. ჩაწერეთ დოკუმენტაცია, თითქოს ისტორიაზე მესამე მხარეზე ლაპარაკობ. თქვენ არასოდეს იცი, ვინ წაიკითხავს თქვენს დოკუმენტაციას ერთ დღეს, ასე რომ დარწმუნდით, რომ ეს ასახავს თქვენს პროფესიონალიზმს. (კოქტეილის ხელსახოცი, კონვერტი, ან წებოვანი ნოტის დაბრუნება პროფესიონალურ დოკუმენტაციას არ წარმოადგენს.)
თქვენი დოკუმენტაცია უნდა წავიდეს დასაქმებულის ახალ მენეჯერთან, თუ თანამშრომელი იღებს ახალ სამუშაოს ან აკეთებთ თქვენს ორგანიზაციას.
თქვენი მეხსიერებისათვის და დასაქმებულის ახალი მენეჯერის ინფორმირებისთვის, საჭიროა დასაქმებულის სახელი და სათაური, თქვენი სახელი და დასახელება და თითოეული დოკუმენტის სრული თარიღი.
დაწერეთ დოკუმენტაცია, რომელიც არის ფაქტობრივი, სამართლიანი, სამართლებრივი, ობიექტური, სრული და თანმიმდევრული. ერი არ არის sloppy.Alice არის ზარმაცი, ტომ იყო ტყუილი ჩემთვის), სახელი-დარეკვის, რედაქციონირება (ჯონ არის jerk, მარკ აქვს დამოკიდებულება პრობლემა.) და ეტიკეტირება (მერი არის უპასუხისმგებლო.ჯარი არ არის გუნდი მოთამაშე).
თავიდანვე მოერიდეთ თანამშრომლის ქცევის ინტერპრეტაციას. (მარშა არ უნდა მოსწონდეს ამ დავალებას, პავლა თავის თავზე აღმოჩნდება). შეამცირეთ თქვენი აღწერითი სიტყვების გამოყენება, როგორიცაა ზედსართავები და იგნორირება (ნელა, სუსტად, ფხიზელი, მოაზროვნე, უხეში). დაასახელეთ დასაქმებულის კონკრეტული ქცევა და ქმედებები, არა თქვენი მოსაზრება ან ინტერპრეტაცია.
დოკუმენტაციაში, რა არის საჭირო, არის ზუსტი ჩანაწერი საუბარი. შეაჩერე ფაქტები და ჩაწერეთ მხოლოდ ის, რაც თქვი და რას ამბობს თანამშრომელი. დარწმუნდით, რომ თქვენი დოკუმენტაცია არის ცალსახა და ის ფაქტები სწორია. (ნებისმიერ პოტენციურ სამართლებრივ სიტუაციებში, ნებისმიერი დოკუმენტაციის დარღვევები შეცდომებს ეჭვქვეშ აყენებს).
და ბოლოს, დოკუმენტში ნებისმიერი შეთანხმებები, ვალდებულებები, ვადები, გაუმჯობესების საჭიროება, გამშვები პუნქტები და სხვა დეტალები, რომლებიც შესაძლოა მეხსიერებისგან დაიცვას. დარწმუნდით, რომ თარიღსა და დროში ვადგენთ ვადები და ვადები, რომ გაუგებრობა არ მოხდება.
იცოდე შენი HR დეპარტამენტის დოკუმენტაციის პოლიტიკა, რომელიც გითხრათ, თუ რა დოკუმენტაციას სჭირდება დასაქმებულის პერსონალის ფაილი განთავსება დისციპლინარული ქმედებების ნებისმიერი დოკუმენტი აუცილებლად უნდა მოიცავდეს.
სად შეინახოს თანამშრომელი დოკუმენტაცია
მას შემდეგ, რაც თანამშრომლების შესახებ დოკუმენტაცია არის კონფიდენციალური და კერძო პერსონალი, თქვენ უნდა იზრუნოს, რომ ნებისმიერი დოკუმენტაცია კონფიდენციალურია მენეჯერის, HR- ს და პოტენციურად დასაქმებული მომდევნო მმართველისთვის. ამდენად, არ არის რეკომენდირებული დოკუმენტაციის გაზიარება საერთო კომპიუტერის დისკზე. ხელნაწერი დოკუმენტაცია და მენეჯერის დოკუმენტაცია დაბეჭდილია დაბლოკვის შენახვისას.
თუ ამ სახელმძღვანელოს მიჰყევი, როცა ადამიანს მიმართავს დახმარების მისაღებად დახმარების გაწევისას, შეწყვიტოს ან გადააცილოთ თანამშრომელი სამუშაოს უკეთესი პოტენციალით , HR ხელს შეუწყობს პრობლემის გადაჭრას ან სიტუაციის გასაუმჯობესებლად. როდესაც HR მოგმართავთ დოკუმენტზე, დოკუმენტში, დოკუმენტში, ან ვერ დაგვეხმარება, თქვენ დაფარავთ ყველა თქვენს ბაზებს.
შენიშვნა: გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ინფორმაცია, ავტორიტეტულია, არ არის გარანტირებული სიზუსტისა და კანონიერებისათვის. საიტი კითხულობს მსოფლიო აუდიტორიის მიერ და დასაქმების კანონები და წესები განსხვავდება სახელმწიფოსგან სახელმწიფოსა და ქვეყანაში. გთხოვთ, მიმართოთ იურიდიულ დახმარებას ან დახმარებას სახელმწიფო, ფედერალურ ან საერთაშორისო სამთავრობო რესურსებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი სამართლებრივი ინტერპრეტაცია და გადაწყვეტილებები სწორია თქვენი ადგილმდებარეობისთვის. ეს ინფორმაცია არის სახელმძღვანელო, იდეები და დახმარება.