მეთაურები: ფედერალური კანონები და სახელმწიფო კანონები შეიძლება განსხვავდებოდეს
აქ არის ძირითადი სახელმძღვანელო მითითებები HR ჩანაწერი. გახსოვდეთ, რომ სახელმწიფო კანონები შეიძლება განსხვავდებოდეს ამ სახელმძღვანელოდან. თუ სახელმწიფო კანონები და ფედერალური კანონები კონფლიქტშია, ყოველთვის შეინახეთ ჩანაწერები იმის მიხედვით, თუ რომელი მოთხოვნა აღარ არის.
უმჯობესია, რაღაც დიდი ხნის მანძილზე, ვიდრე არა ხანგრძლივი საკმარისი.
Hiring Records: 1 წელი
თქვენ უნდა შეინახოთ ყველა იმ რეზიუმე, ინტერვიუ შენიშვნები, აპლიკაციები და სამუშაო ადგილების განთავსება და თქვენი განმცხადებლის მიკვლევა სისტემის მეშვეობით თქვენი ჩანაწერების ჩანაწერიც კი, ერთი წლის განმავლობაში სამუშაოს შეთავაზების მიღების შემდეგ. ასე რომ, თუ განმცხადებელთან გასაუბრება და მთლიანი პროცესი სამი თვის განმავლობაში გადადის, ეს არ იქნება საბოლოო გადაწყვეტილების მიღებამდე , რომ საათი იწყება.
რატომ უნდა გავაკეთოთ ეს? თუ ვინმეს კითხვის ნიშნის ქვეშ აყენებს, თქვენ უნდა აჩვენოთ, რომ თქვენ არ ხართ დისკრიმინაცია უკანონოდ ნებისმიერი ფორმით , ფორმით ან ფორმით. კანონები, როგორიცაა ამერიკელები შეზღუდული შესაძლებლობის მქონე აქტის , სათაური VII და მრავალი სხვა მოითხოვს თქვენ დემონსტრირება თქვენ შესაბამისად. ამ ჩანაწერების შენარჩუნება დაგეხმარებათ.
ნარკოლოგიური შემოწმების ჩანაწერები: 1 წელი ან 5 წლიანი სატრანსპორტო ვაკანსიები
თუ საჭიროა წინასწარ დასაქმების პრეპარატის ტესტირება , ეს არის აყვანის ჩანაწერის ნაწილი და თქვენ უნდა შეინახოს შედეგების ასლი ერთი წლის განმავლობაში.
თუ დამატებით ნარკოლოგიური შემოწმების ჩატარებას, სამუშაოზე მომხდარ ინციდენტთან ან შემთხვევითი შემოწმების ნაწილის გამო, თქვენ ასევე უნდა შეინახოთ ეს ჩანაწერები ერთი წლის განმავლობაში. თუმცა, თუ სატრანსპორტო რეგულირების დეპარტამენტი ექვემდებარება, მაშინ ნარკოლოგიური შემოწმების მინიმალური ვადაა ხუთი წელი.
სახელფასო / დრო ბარათები და ა.შ. .: 3 წელი მინიმალური, 5 წლის შემდეგ შეწყვეტა რეკომენდირებულია
კანონი ითხოვს, რომ ეს ჩანაწერები სამი წლის განმავლობაში შეინარჩუნოთ, მაგრამ ბოლოდროინდელი სარჩელები გულისხმობ, რომ ეს უფრო სასურველი იქნებოდა, რომ მათ უფრო მეტი დრო დარჩეს.
გსურთ შეინარჩუნოთ ჩანაწერი, რამდენი თანამშრომელი გადაიხადა და რამდენი საათის განმავლობაში ისინი მუშაობდნენ მთელი კომპანიის განმავლობაში. შეინახეთ ჩანაწერები დასაქმებულის დატოვების შემდეგ სულ მცირე ხუთი წლის განმავლობაში, მიუხედავად მიზეზი.
გათავისუფლებული თანამშრომლებისთვის, რა თქმა უნდა, არ გჭირდებათ დრო ჩანაწერების შენარჩუნება, რადგან მათი ანაზღაურება იგივეა, რამდენი საათის განმავლობაში მუშაობდა. თუმცა, თუ თქვენ არასდროს მიუკერძოებელი თანამშრომელი, როგორც თავისუფლდება, როდესაც ის არ იყო გათავისუფლებული, ამ საათებში მუშაობდა ჩანაწერები დაგეხმარებათ გატარებული ზეგანაკვეთური ზეგანაკვეთური .
დარწმუნდით იმაში, რომ როგორ შევაფასებთ კომპანიას? მაგალითად, თქვენ უნდა აკონტროლოთ თუ არა ეს სწორი ხელფასი, ხელფასი პლუს კომისია, ზეგანაკვეთური, ნამუშევარი ან სწორი საათობრივი გადახდა.
ამის გაკეთება არა მარტო საგადასახადო და საგადასახადო კითხვებზე, არამედ ბევრ სხვა გადაწყვეტილებაზე მუშაობენ საათების რაოდენობაზე. მაგალითად, FMLA- სთვის დასაშვებობა დამოკიდებულია წელიწადში მუშაობის საათების რაოდენობაზე. თუ თქვენ გაქვთ ნახევარ განაკვეთზე თავისუფლდება თანამშრომელი, დაგვჭირდება განიხილოს მოითხოვს დრო ჩაწერა, რათა დადგინდეს FMLA დასაშვებობის. თქვენ ასევე უნდა შეძლოთ იმის დამტკიცება, რომ თქვენ მუშაობდნენ მუშები ყველა საათის განმავლობაში მუშაობდნენ.
ფორმა I-9: 3 წლის შემდეგ დაქირავება, 1 წლის შემდეგ შეწყვეტა, რომელია მოგვიანებით.
შეინარჩუნე თანამშრომელი I-9 ფორმა, შეინახეთ ცალკე თქვენი პერსონალის ჩანაწერებისგან, სამი წლის შემდეგ თქვენ დაიქირავეთ თანამშრომელი და ერთი წლის შემდეგ დასაქმების შეწყვეტა, რაც მოგვიანებით.
ჯანმრთელობა / პენსია უპირატესობები ინფორმაცია: 6 წელი
თქვენ უნდა შეინახოთ თქვენი გეგმები თქვენი გეგმების ყველა მინიმუმამდე მინიმუმ ექვსი წლის განმავლობაში. სასამართლომ დაადგინა, რომ თუ თანამშრომელი თავს იკავებს და ვამბობ, რომ ის უფრო მაღალ პენსიას იმსახურებს, მაგალითად, დამქირავებლის პასუხისმგებლობაა იმის დასამტკიცებლად, რომ ისინი არ ემსახურებიან და არა დასაქმებულის პასუხისმგებლობას იმის დასამტკიცებლად, რომ ისინი აკეთებენ. შეინახეთ ყველა იმ შემაჯამებელი გეგმის აღწერა.
თუ თქვენ გაქვთ ყოფილი თანამშრომლები, რომლებიც უფლებამოსილნი არიან COBRA- სთვის , ჯანმრთელობის დაზღვევით სარგებლობენ, თქვენ ასევე უნდა შეინახონ ის ჩანაწერები, რომლებიც ექვსი წლის განმავლობაში მხოლოდ უსაფრთხოა. კანონი არ განსაზღვრავს შენახვას, მაგრამ მას შემდეგ, რაც ეს შეიძლება გამოყენებულ იქნას თანამშრომელი საპენსიო შემოსავლის უსაფრთხოების შესახებ (ERISA) ეს კანონი ითვალისწინებს შენახვას ექვსი წლის განმავლობაში. იმისათვის, რომ უსაფრთხოდ იყოთ, არ ჩააგდე ეს ჩანაწერები.
FMLA ჩანაწერები: 3 წელი
როდესაც თანამშრომელი ითხოვს FMLA , თქვენ უნდა შეინახოთ ეს ქაღალდი ბილიკი, მაშინაც კი, თუ უარყოფთ შვებულებას. დარწმუნდით, რომ თითოეული თანამშრომლის შვებულების დაკვირვება - როდესაც დაიწყო და რამდენი დროა გამოყენებული. თუ თანამშრომელი წყვეტს FMLA- ს, დარწმუნდით, რომ თქვენ გაატარებთ ყოველ შვებულებას და დოკუმენტურად გამოიყენეთ საათების რაოდენობა . ვადები და საათების რაოდენობა უნდა იყოს დოკუმენტირებული. გახსოვდეთ, წყვეტილი შვებულება შეიძლება გამოყენებულ იქნას რამდენიმე საათის განმავლობაში, ან რამდენიმე დღეში კვირაში. დოკუმენტაცია ყველას და შეინახოს ის ჩანაწერები.
გახსოვდეთ, ეს არ არის ყოვლისმომცველი სია და ვრცელდება მხოლოდ ფედერალური წესდებით. თქვენ შეიძლება დაექვემდებაროთ დამატებით ჩანაწერთა შეკავების კანონებს, მაგალითად, თქვენ ხართ ფედერალური კონტრაქტორი, ან თქვენს ქვეყანას გააჩნია განსხვავებული სტანდარტები. როდესაც ეჭვი, არ ჩააგდოს იგი.
თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ დამატებითი რესურსი ადამიანური რესურსების მართვის საზოგადოებაში (SHRM) რეკორდული და სავალდებულო ანგარიშგების შესახებ.
შენიშვნა: გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ინფორმაცია, ავტორიტეტულია, არ არის გარანტირებული სიზუსტისა და კანონიერებისათვის. საიტი კითხულობს მსოფლიო აუდიტორიის მიერ და დასაქმების კანონები და წესები განსხვავდება სახელმწიფოსგან სახელმწიფოსა და ქვეყანაში. გთხოვთ, მიმართოთ იურიდიულ დახმარებას ან დახმარებას სახელმწიფო, ფედერალურ ან საერთაშორისო სამთავრობო რესურსებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი სამართლებრივი ინტერპრეტაცია და გადაწყვეტილებები სწორია თქვენი ადგილმდებარეობისთვის. ეს ინფორმაცია არის სახელმძღვანელო, იდეები და დახმარება.