როგორ შეიძლება თანამშრომლებმა მიიღონ ხელმისაწვდომობა პერსონალის ფაილიზე?
იმის გამო, რომ თანამშრომლები იციან, რომ ეს ჩანაწერები არსებობს, მათ სურთ დროდადრო შეხედონ მათ, თუ რა ფაილი შეიცავს.
როდესაც გადაწყვეტს, თუ როგორ უნდა უზრუნველყოს თანამშრომელი (და ყოფილი თანამშრომელი ხელმისაწვდომობა) გვახსოვდეს ნებისმიერი კანონი, რომელიც ვრცელდება თქვენი ბიზნესის.
ბევრ ქვეყანას აქვს კანონები, რომლებიც საჭიროებენ კომპანიას, რათა მოხდეს მიმდინარე და ყოფილი თანამშრომლებისთვის ხელმისაწვდომი ფაილების კონკრეტული ნაწილები. შეამოწმეთ თქვენი დასაქმების ადვოკატი, რათა უზრუნველყოთ, რომ თქვენი პოლიტიკა შეესაბამება ყველა კანონს.
მაგალითად, ფედერალური კანონი ითხოვს, რომ შეზღუდული შესაძლებლობების მქონე ამერიკელებთან დაკავშირებული ჩანაწერები პერსონალური ჩანაწერებისგან განსხვავდება. თუ თქვენი კომპანია ექვემდებარება HIPAA- ს, დარწმუნდით, რომ თქვენი სამედიცინო ჩანაწერი შესაბამისობაშია.
თქვენ შეიძლება ჰქონდეს დიდი leeway რა თქვენ დასაქმება, რომ ნახოთ მათი ფაილი. მაგრამ, გაითვალისწინეთ, რომ იმ შემთხვევაშიც კი, თუ დაადგინეთ, რომ დასაქმებულს არ შეუძლია წვდომა გარკვეული ინფორმაციის მიღებაზე, როგორიცაა საცნობარო შემოწმება, რომ სარჩელის შემთხვევაში, ინფორმაციის აღმოჩენაა.
ამიტომაც, თქვენი თანამშრომლებისთვის ზუსტად დაარეგულირონ საქმეები და დაიცავთ კანონს ნებისმიერ დროს. თანამშრომელი ჩანაწერები არ არის ადგილი შიგნით ხუმრობები ან snide კომენტარები.
ეს არ იცვლება კანონის უზენაესობაში.
ზოგადი წესის თანახმად, ჩანაწერებში ერთი კარიბჭის მფლობელია, რომ პროცედურები მოჰყვება და თანმიმდევრულია. არ გინდა ერთი HR მენეჯერი, რომელიც საშუალებას აძლევს ადამიანებს თავიანთ ჩანაწერებს თავიანთ ჩანაწერებში გადასცენ, ხოლო მეორე კი უარს არ იტყვის.
ყველასათვის საჭიროა, რომ ერთი წყაროდან გაეგრძელებინათ ყველაფერი, რაც თანმიმდევრულად და სამართლებრივად ეხმარება.
კანონები ჩანაწერებთან დაკავშირებით და ჩანაწერის შენახვა და ხელმისაწვდომობა სახიფათოა. დარწმუნდით, რომ დღემდე გრძელდება.
ქვემოთ მოყვანილი პოლიტიკა არის კარგი დასაწყისი თქვენი ბიზნესისთვის , მაგრამ გაითვალისწინეთ, რომ თქვენი სახელმწიფო და ადგილობრივი კანონები შეიძლება განსხვავდებოდეს.
ნიმუში თანამშრომელი ჩანაწერების ხელმისაწვდომობის პოლიტიკა
ყველა თანამშრომელი, ყოფილი თანამშრომლები და თანამშრომლების წარმომადგენლებს შეუძლიათ საკუთარი პერსონალის ფაილის გარკვეული შინაარსი წინასწარ გაეცნონ ადამიანური რესურსების თანამშრომლებს. დოკუმენტაცია, რომელიც უკავშირდება დასაქმებულის კვალიფიკაციას, როგორიცაა განცხადება, ხელშეწყობა , დისციპლინური გადაცდომა და გადაცემა. გარდა ამისა, თანამშრომელს შეუძლია განიხილოს პოლიტიკის ხელმოწერის ფორმები და სასწავლო ჩანაწერები.
დოკუმენტაციას, რომელიც შეიძლება არ განიხილოს, უნდა მოიცავდეს მითითებას, მითითებას ან მითითებას, ხელმძღვანელობის მიერ განხორციელებული ნებისმიერი გამოკვლევის ჩანაწერებს, სამედიცინო ჩანაწერებს, სასამართლო პროცესთან დაკავშირებული დოკუმენტებს, ნებისმიერ დოკუმენტს, რომელიც არღვევს სხვა თანამშრომლის კონფიდენციალურობას და დასაქმებულის დაგეგმვისთვის გამოყენებულ დოკუმენტებს.
პროცედურა
თანამშრომელს, რომელსაც სურს განიხილოს მათი პერსონალის ფაილის დასაშვები შინაარსი, უნდა დაუკავშირდეს ადამიანური რესურსების 24 საათიანი შეტყობინებით (შაბათ-კვირის გარდა). ყოფილი თანამშრომლები, ან ადამიანები, რომლებიც არ არიან ადამიანური რესურსების პერსონალისთვის, უნდა წარმოადგინონ პირადობის მოწმობის წვდომის ნებართვა ან / და დამადასტურებელი ნებართვა.
თანამშრომლებმა უნდა განიხილონ პერსონალის ფაილი ადამიანური რესურსების პერსონალის თანდასწრებით.
თანამშრომლებს არ შეუძლიათ ამოიღონ ოფისიდან პერსონალის ნებისმიერი ნაწილი .
დასაქმებულს შეუძლია მოითხოვოს ფაილის ან ნაწილების ნაწილების ასლები. შესაბამისად, ადამიანური რესურსების პერსონალი უზრუნველყოფს ფოტოკოპირებს. ფართო ასლის გადაღებისათვის, თანამშრომელს უნდა გადაეხადა ასლები.
თუ თანამშრომელი უკმაყოფილოა დოკუმენტში მისი პერსონალის ფაილით, ადამიანური რესურსების პერსონალის თანდასწრებით, დასაქმებულს შეუძლია ახსნას განმარტება ან განმარტება და დაამატოს იგი სადავო დოკუმენტში. არავითარ შემთხვევაში არ იქნება პერსონალის ან თანამშრომლის შეცვლა ფაქტობრივი დოკუმენტით.
დასაქმებულს ასევე შეუძლია მოითხოვოს პერსონალის ფაილიდან ამოღებული დოკუმენტი. თუ ადამიანური რესურსების პერსონალი თანახმაა, დოკუმენტი შეიძლება ამოღებულ იქნეს.
თუ ადამიანური რესურსების პერსონალი არ ეთანხმება, საკითხი შეიძლება გასაჩივრდეს კომპანიის ღია კარის პოლიტიკის შესაბამისად .