აი რა უნდა იცოდეთ პერსონალის ფაილების შინაარსზე
- დამსაქმებელს უნდა ჰქონდეს ზუსტი ინფორმაცია ხელსაყრელი და ორგანიზებული, როდესაც საჭიროა ინფორმაციის ხელმისაწვდომობა რაიმე მიზეზით. ცვლილებები საგანგებო კონტაქტებში, თანამშრომლის მისამართებზე, შესრულების შეფასების ტრეკზე, დისციპლინარულ წერილებზე , დასაქმებულთა აღიარებასა და დასაქმების აპლიკაციის მასალას წარმოადგენს იმ სახის სახის მაგალითები, რომლებიც დამსაქმებელს სურს, რომ სწრაფად შეძლოთ.
- დამსაქმებელს უნდა შეინარჩუნოს დოკუმენტაცია პერსონალის საკითხებზე, როგორიცაა თანამშრომელი შერჩევა, შესრულება, სამუშაო ისტორია, კომპენსაციის რაციონალური და შიდა ხელშეწყობის პროგრამები, რათა დაასახელონ რამდენიმე.
EEOC- ს პრეტენზია, სარჩელი ან თუნდაც საჭიროების გაწევა, რომ დასაქმებულს არ გაუზარდოს ან ხელი შეუწყოს დასაქმებულს, რომ დამქირავებელი შეაგროვა და შეინარჩუნა ამ ტიპის თანამშრომლის დოკუმენტაცია. - ზოგიერთი თანამშრომელი ჩანაწერები საჭიროა ფედერალური ან სახელმწიფო მთავრობების დამსაქმებელთა შენარჩუნება. თანამშრომლის ინფორმაციის ორგანიზება პერსონალის ფაილიში აზრითა და სამართლებრივი შესაბამისობისა და მზადყოფნისთვის.
პერსონალის ფაილების სახეები
დამსაქმებელი ზოგადად ახორციელებს რამდენიმე სახის პერსონალის ფაილებს, საქმიანი გამოყენებისას, დასაქმებულის კონფიდენციალურობისთვის, სამედიცინო კონფიდენციალურობისთვის და სამართლებრივი შესაბამისობისთვის. არ ვიცი არც ერთი კანონი, რომელიც ამბობს, რამდენი ფაილი დამსაქმებელი ვალდებულია შეინარჩუნოს.
თუმცა, არსებობს ბევრი კანონი, და არსებობს პერსონალის საუკეთესო პრაქტიკის თანამშრომელი კონფიდენციალურობის, რომ მართვის შინაარსი პერსონალის ფაილი და ვისაც აქვს ინფორმაცია.
ეს არის პერსონალის ფაილი, რომელიც ყველაზე დამსაქმებლებს აშშ-ში ინარჩუნებს. (მსოფლიო კანონები და პრაქტიკა შეიძლება განსხვავდებოდეს.)
- პერსონალის ფაილი : ეს არის ძირითადი თანამშრომელი, რომელიც შეიცავს დასაქმების ისტორიას.
- სახელფასო ფაილი : გსურთ შენარჩუნება ცალკე ფაილი ყველა სახელფასო საკითხებზე დაკავშირებით ხელფასი და სარგებელი.
- თანამშრომელი სამედიცინო ფაილი : ფედერალური ჯანმრთელობის დაზღვევის პორტაბელურობა და ანგარიშვალდებულების აქტი 1996 (HIPAA) მოითხოვს დამსაქმებლებს დაიცვას თანამშრომელი სამედიცინო ჩანაწერები, როგორც კონფიდენციალურია.
- I-9 თანამშრომლის ფორმები : თქვენ უნდა შეინარჩუნოთ ცალკე ფაილი ყველა თანამშრომელი (არა თანამშრომელი) I-9 ფორმებიდან, რადგან არ გინდათ ხელისუფლების თანამშრომლები, რომლებიც უფლებამოსილნი არიან შეამოწმონ ეს ფორმები სხვადასხვა გარემოებების მიხედვით, ძირითადი, კონფიდენციალური თანამშრომელი პერსონალის ფაილი.
თანამშრომელი პერსონალის ხელმისაწვდომობა ფაილები
დასაქმებულებს ეძლევათ საშუალება მიიღონ თანამშრომელთა პერსონალის პერსონალი , რომლებიც უზრუნველყოფენ ადამიანური რესურსების მართვის ხელმძღვანელობასა და ზედამხედველობას. თანამშრომელი პერსონალის ფაილი ითვლება დამსაქმებლის საკუთრებაში, რომელსაც აქვს პასუხისმგებლობა, შეინარჩუნოს და დაიცვას ისინი.
ნიმუში პერსონალის ფაილის პოლიტიკა
შემდეგ არის ნიმუში პერსონალის ფაილი პოლიტიკის გამოყენება თქვენს კომპანიაში. იგი განიხილავს სხვადასხვა ფაილებს, რომლებიც რეკომენდირებულია და ვისაც უნდა ჰქონდეს თითოეული ფაილი.
ნიმუში პოლიტიკა
კომპანიაში თითოეული თანამშრომლისთვის სამი თანამშრომელი მუშაობს.
პერსონალის ფაილი შენარჩუნებულია თითოეული კომპანიის (თქვენი კომპანიის სახელით). ეს პერსონალური ფაილი შეიცავს კონფიდენციალურ დოკუმენტებს და ახორციელებს ადამიანური რესურსების თანამშრომლებს.
ამ ფაილზე წვდომა შემოიფარგლება HR პერსონალის მიერ და მიიჩნევს, რომ თითოეული თანამშრომლის მენეჯერი ამზადებს საკუთარ ფაილს თანამშრომლის მუშაობის შესაბამისი დოკუმენტებთან.
პერსონალური ფაილების ტიპიური დოკუმენტები მოიცავს დასაქმების განაცხადს, ოჯახის სასწრაფო კონტაქტს, დოკუმენტურად დისციპლინური მოქმედებების ისტორიას, რეზიუმეს, დასაქმებულთა სახელმძღვანელოს და დამქირავებელს ხელმოწერის ფურცლებს, მიმდინარე პერსონალურ ინფორმაციას და სამუშაოს მითითებებს.
ყველა პერსონალის ფაილი არ შეიცავს იგივე დოკუმენტებს, მაგრამ თითოეული პერსონალის ფაილი აქვს გარკვეული დოკუმენტები, რომლებიც ერთნაირია.
სახელფასო ფაილი ასევე შენარჩუნებულია; სახელფასო ფაილი შეიცავს დასაქმებულთა სამუშაო ადგილების, განყოფილებების, კომპენსაციის ცვლილების ისტორიას და ა.შ. საარსებო მინიმუმის ხელმისაწვდომობა შემოიფარგლება შესაბამისი საბუღალტრო და ადამიანური რესურსების პერსონალი.
ასევე ინახება დამსაქმებლის სამედიცინო ფაილი . სამედიცინო დოკუმენტაციის შინაარსი არ არის ხელმისაწვდომი ადამიანური რესურსების დანიშნულ პერსონალისა და თანამშრომლის გარდა, რომლის ჩანაწერებიც შეინარჩუნეს ამ ფაილში. თქვენი კომპანიის სახელით), სამედიცინო ფაილები მიიღებენ უსაფრთხო შენახვისა და კონფიდენციალობის უმაღლეს ხარისხს.
დასაქმებულს შეუძლია საკუთარი პერსონალის ფაილი ნახოს ნორმალური სამუშაო საათების განმავლობაში ადამიანური რესურსების პერსონალის დასაკავშირებლად. დასაქმებულს არ შეუძლია შეცვალოს ან ამოიღოს ნებისმიერი დოკუმენტი მისი პერსონალის ფაილიდან, რომელიც უნდა იქნას განხილული პერსონალის პერსონალის თანდასწრებით.
ასევე ცნობილია როგორც თანამშრომელი ფაილი, თანამშრომელი ჩანაწერი, ადამიანური რესურსების ფაილი, დოკუმენტაცია
შენიშვნა - გთხოვთ გაითვალისწინოთ:
სიუზან ჰაიფილდი ყველაფერს აკეთებს იმისათვის, რომ უზრუნველყოს ზუსტი, საერთო-გრძნობა, ეთიკური ადამიანური რესურსების მენეჯმენტი, დამსაქმებელი და სამუშაო ადგილის რჩევები, როგორც ამ ვებ-გვერდზე, ასევე ეს ვებ-გვერდიდან, მაგრამ ის არ არის ადვოკატი და საიტის შინაარსი ავტორიტეტული, არ არის გარანტირებული სიზუსტესა და კანონიერებაზე და არ უნდა იქნეს გაგებული იურიდიული კონსულტაცია.
საიტზე მსოფლიო მასშტაბის აუდიტორიის და დასაქმების კანონები და წესები განსხვავდება სახელმწიფოსა და ქვეყნის მიმართ, რათა საიტი არ იყოს საბოლოო ჯამში თქვენი სამუშაო ადგილისთვის. ეჭვიდან გამომდინარე, ყოველთვის ეძებენ იურიდიულ დახმარებას ან დახმარებას სახელმწიფო, ფედერალური, ან საერთაშორისო სამთავრობო რესურსებიდან, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი სამართლებრივი ინტერპრეტაცია და გადაწყვეტილებები სწორია. ამ საიტზე ინფორმაცია მხოლოდ სახელმძღვანელოების, იდეებისა და დახმარებისათვისაა.