რა უნდა (და არ უნდა) თანამშრომელი პერსონალის ფაილი
სხვათა შორის, ხელმისაწვდომობა შეზღუდულია HR პერსონალი და თანამშრომლებს შეუძლიათ მოითხოვონ მათი ჩანაწერების ხელმისაწვდომობა . იურისტებმა ასევე გააგზავნონ სარჩელების შინაარსის შინაარსი სარჩელების და თანაბარი დასაქმების შესაძლებლობების კომისია (EEOC) საჩივრების შესახებ.
ყოფილი თანამშრომელი ასევე შეუძლია მოითხოვოს მისი პერსონალის ჩანაწერების ასლი.
თქვენი პერსონალის ყველა ჩანაწერის პოტენციურ მიზნებსა და პოტენციურ მაყურებლებთან ერთად დამსაქმებელმა უნდა იზრუნოს ზრუნვა თქვენს პერსონალის ჩანაწერებში დასაქმებულთა დასაქმების ისტორიის მიუკერძოებელი, ფაქტობრივი დოკუმენტაციის შესანარჩუნებლად. შესაბამისად, ვრცელდება ამ ზოგადი ინსტრუქციები იმ დოკუმენტაციებზე, რომლებიც შეინარჩუნებთ ორგანიზაციის პერსონალის ჩანაწერებს.
გენერალური სახელმძღვანელო მითითებები თანამშრომელი პერსონალის ფაილი
- პერსონალის ჩანაწერებში ინფორმაცია უნდა იყოს ფაქტობრივი. ხელმძღვანელი ან ადამიანური რესურსების პერსონალის მოსაზრებები; შემთხვევითი შენიშვნები; ჭორი; უსაფუძვლო ჭორები კითხვები, ანგარიშები, ან სხვა თანამშრომლების tattletale ბრალდებები, რომლებიც unexplored; ბრალდებები არ გატარებული, გამოძიებული და დადებული; და ნებისმიერი სხვა არა-ფაქტობრივი ინფორმაცია, კომენტარი ან შენიშვნები უნდა გამოირიცხოს თანამშრომლის პერსონალის ფაილიდან.
შეურაცხმყოფელი კომენტარების ერთ-ერთი ყველაზე ცუდი მაგალითია, რომ ადამიანური რესურსების მენეჯერმა პერსონალის ჩანაწერში შეიტანა ჩანაწერი, რომელიც აყვანა მენეჯერის ინტერვიუში აღნიშნავს. ერთმა თქვა: "შესაძლოა ძალიან მსუქანი გამოდგა და ქვემოთ კიბეებზე დასასრული". წარმოიდგინეთ თანამშრომელი, ადვოკატი და სამომავლო თანამშრომლები და ხელმძღვანელებიც, რომლებიც კითხულობენ ისეთ კითხვებს, როგორიცაა ეს.
სხვა კომპანიაში მენეჯერმა აღმოაჩინა დაუსაბუთებელი შენიშვნები, რომ მენეჯერები და სხვები მოთავსებულნი იყვნენ დასაქმებულის ფაილებში, როგორიცაა: "მერი გაბრაზდა, რადგან მან ვერ მიაღწია ამაღლებას, მან შეაჩერა მისი მუშაობა მიზანმიმართულად მის მენეჯმენტთან ერთად". იხილეთ პრობლემა?
- პერსონალის ჩანაწერები უნდა იდენტიფიცირდეს მათი შესაბამისი ფაილების ადგილმდებარეობისთვის. განსაზღვრეთ თქვენი კომპანია პერსონალის ჩანაწერების შესახებ სახელმწიფო და ფედერალური კანონმდებლობის საფუძველზე , დასაქმების კანონები, როგორიცაა ჯანმრთელობის დაზღვევის პორტაბელურობა და 1996 წლის ანგარიშვალდებულების აქტი (HIPAA) და დამსაქმებლის საუკეთესო პრაქტიკა.
შემდეგ, გამყარებაში ოქმი. თქვენ არ გვინდა, რომ იპოვოთ შემთხვევითი ექიმის საჩივარი პერსონალის ფაილში, როდესაც ისინი სამედიცინო დოკუმენტში არიან. არც გინდა, რომ დასაქმებულის ხელშეწყობა საარსებო მინიმუმში დასაბუთება და დასაბუთება.
თქვენ ასევე არ გვინდა ჩანაწერის აყვანის გადაწყვეტილება, რომელიც უკავშირდება ფონდის შემოწმებას ან შენიშვნებს პერსონალის ფაილში ყოფილი დამსაქმებლებთან დისკუსიებისგან.
- ხელმძღვანელი პირები, მენეჯერები და სხვა თანამშრომლები, რომლებიც დოკუმენტაციას პერსონალის ჩანაწერებში ათავსებენ, უნდა მომზადდეს სათანადო დოკუმენტაცია. თანამშრომელი აცხადებს , რომ თანამშრომელი იყო სრული მკვლელობა არ გაიმარჯვებს თქვენი პერსონალის ჩანაწერები ნებისმიერი პრიზები, მაგრამ untrained ხელმძღვანელები ცნობილია დაწერა მსგავსი განცხადებები.
უკეთესი მაინც, თქვენი პერსონალის პერსონალისთვის ფაილების ხელმისაწვდომობის შეზღუდვა, რომელიც პასუხისმგებელია ჩანაწერებზე და იცის, რა უნდა და არ უნდა განთავსდეს პერსონალის ფაილი. - ბალანსის შედგენა პერსონალის ჩანაწერებში განთავსებულ ინფორმაციას, რომლებშიც დასაქმებულთა დასაქმების ისტორიის დადებითი და უარყოფითი ასპექტებია. ძალიან ხშირად პერსონალის ჩანაწერები ხაზს უსვამენ ყველა უარყოფით მოვლენას და გამოტოვებენ პოზიტიურ კომპონენტებს.
- აღიარებს განსხვავებულობას ზედამხედველის პირად შენიშვნებს შორის მისი ანგარიშგების პერსონალისა და ოფიციალური კომპანიის პერსონალის ჩანაწერების შესახებ. ზედამხედველის შენიშვნები, რომლებიც გამოიყენება სამუშაოს შესრულების გასაუმჯობესებლად , პროექტების მონიტორინგისა და მიზნის მისაღწევად, და სამართლიანად განსაზღვრავს რეიზს და შესრულების განვითარების გეგმებს , მაგალითად, ეკუთვნის ზედამხედველის პირადი ფაილი, არა კომპანიის ოფიციალურ პერსონალურ ჩანაწერებში.
აღიარებენ, რომ საჭიროა აღმზრდელთა მომზადება, თუ როგორ უნდა მიიღონ შენიშვნები და დოკუმენტაციის შენარჩუნება მათი მართვის ფაილში. იგივე კრიტერიუმები, რომლებიც არ არის მოსაზრებები, არა მოსაზრებები და კონკრეტული მაგალითები, არ ვრცელდება კერძო შენიშვნებზე.
ზედამხედველის პირადი შენიშვნები შეიძლება გამოტანილ იქნეს სარჩელის შემთხვევაში, ამიტომ სიფრთხილე რეკომენდირებულია შეტყობინების შენიშვნებისათვისაც. რეკომენდირებულია არ არის რეკომენდირებული ზედამხედველების პრაქტიკა ზედამხედველების ჩანაწერების ასლები, რომლებიც არსებობენ ოფიციალური თანამშრომლის პერსონალის ფაილიში.
- აყვანის დოკუმენტაცია და ინტერვიუ შენიშვნები წარმოადგინოს ცოტა quandary. საუკეთესო პრაქტიკაა შეინარჩუნოთ ცალკე ფაილი თითოეული პოზიციისთვის, რომელიც შეავსეთ ყველა იმ დოკუმენტაციას, რომელიც უკავშირდება ამ პოზიციის შევსებას სამსახურეობრივი გაფრთხილების შემოწმებისას. განმცხადებლების რეზიუმეები, სამოტივაციო წერილები და განაცხადები ეკუთვნის ამ ფაილს, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც უნდა დაქირავებულ დაქირავებულ თანამშრომელთა განცხადების გადასატანად თანამშრომლის პერსონალის ფაილი.
ეს ფაილი შეიცავს ოფიციალურ სიებს და ფორმებს, რომლებიც იბრძვიან პოტენციური თანამშრომლის კვალიფიკაციის მიუკერძოებელ წარმომადგენლობაში და მხარს დაუჭერენ თქვენს გადაწყვეტილებას, რომ მიიღონ ყველაზე კვალიფიციური კანდიდატი. აყვანის მენეჯერის მოსაზრებები და შენიშვნები, რომლებიც იღებდნენ აყვანის პროცესის დროს, არ შედიან ამ ფაილში. ადამიანური რესურსები შეიძლება შეაგროვოს ეს შენიშვნები, რათა შეინარჩუნოს სრული დოკუმენტაცია დასაქმების შესახებ, მაგრამ ისინი არ არიან პერსონალის ჩანაწერებში.
- პრაქტიკული დოკუმენტაცია დასაქმების შესახებ გადაწყვეტილებების შესახებ, როგორიცაა ხელშეწყობა , გადასვლის გვერდითი შესაძლებლობა და ხელფასი იზრდება პერსონალის ჩანაწერებში. ზედამხედველის ან ადამიანების მოსაზრებები თანამშრომლის შესახებ არ არის. ოფიციალური დისციპლინური პასუხისმგებლობის დოკუმენტაცია, როგორიცაა წერილობითი გაფრთხილება, ასევე არის პერსონალის პერსონალის ფაილი.
დოკუმენტაციის კონკრეტული მაგალითები, რომლებიც არ უნდა იყოს პერსონალის ჩანაწერებში
პერსონალის ჩანაწერებში არ უნდა განთავსდეს შემდეგი ინფორმაცია. დოკუმენტაცია შეიძლება მოითხოვოს ცალკე ფაილი, შეიძლება კლასიფიცირებული იყოს სამეთვალყურეო ან მენეჯმენტის შენიშვნებში, ან არ უნდა იყოს დაცული დამსაქმებლის მიერ.
- ნებისმიერი სამედიცინო ინფორმაცია ეკუთვნის სამედიცინო დოკუმენტში .
- სახელფასო ინფორმაცია ეკუთვნის სახელფასო ფაილს .
- დოკუმენტები, რომელიც მოიცავს თანამშრომელს სოციალური დაცვის ნომერს ან თანამშრომლის დაცული კლასიფიკაციის შესახებ ინფორმაციას, როგორიცაა ასაკის, რასის, სქესის, ეროვნული წარმოშობის, ინვალიდობის, ოჯახური მდგომარეობის, რელიგიური შეხედულებების და სხვ.
- სამეთვალყურეო დოკუმენტაცია დასაქმებულის მუშაობის მართვის მიზნით, მიზნის მისაღწევად, მოსაზრებების გათვალისწინებით და ა.შ. უნდა შეტანილ იქნეს კერძო, ზედამხედველის ან მენეჯერის საკუთრებაში არსებული საქაღალდეში.
- საგამოძიებო მასალები, მათ შორის, თანამშრომელი საჩივარი, მოწმის ინტერვიუ, თანამშრომელი ინტერვიუ, დასკვნები, ადვოკატის რეკომენდაციები და რეზოლუცია, ასევე შემდგომი რეაგირების უზრუნველსაყოფად შემდგომი რეაგირების უზრუნველსაყოფად უნდა შეიცავდეს გამოძიებას, რომელიც ცალკეა პერსონალის ჩანაწერებისგან.
- I-9 ფორმატის I-9 ფორმატის თანამშრომელი პერსონალის ჩანაწერების დაშორებით I-9 ფაილი ან მდებარეობა .
- მოათავსეთ ფონური შემოწმებები, მათ შორის კრიმინალური ისტორია, საკრედიტო ანგარიშები და ა.შ. და ნარკოლოგიური შემოწმების შედეგები ცალკეულ ფაილში, რომ ზედამხედველები, მენეჯერები და თანამშრომლები ვერ შედიან. SHRM რეკომენდაციას უწევს ამ ცალკე ფაილს ან რეკომენდაციას, რომ ეს ინფორმაცია შეიძლება შეიტანოს დასაქმებულის სამედიცინო დოკუმენტში.
- თანამშრომელი თანაბარი შესაძლებლობა ჩანაწერები, როგორიცაა თვითმმართველობის საიდენტიფიკაციო ფორმები და სამთავრობო ანგარიშები არ უნდა იყოს დაცული პერსონალის ფაილი და არც სადმე ზედამხედველი აქვს ხელმისაწვდომობის.
თუ თქვენ გაატარებთ ამ სახელმძღვანელოს, თქვენი ორგანიზაცია ეფექტურად ინარჩუნებს ფაქტობრივ, დასაქმებულ ისტორიას და პერსონალის ჩანაწერებს შესაბამის ადგილას.
შენიშვნა: გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ინფორმაცია, ავტორიტეტულია, არ არის გარანტირებული სიზუსტისა და კანონიერებისათვის. საიტი კითხულობს მსოფლიო აუდიტორიის მიერ და დასაქმების კანონები და წესები განსხვავდება სახელმწიფოსგან სახელმწიფოსა და ქვეყანაში. გთხოვთ, მიმართოთ იურიდიულ დახმარებას ან დახმარებას სახელმწიფო, ფედერალურ ან საერთაშორისო სამთავრობო რესურსებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი სამართლებრივი ინტერპრეტაცია და გადაწყვეტილებები სწორია თქვენი ადგილმდებარეობისთვის. ეს ინფორმაცია არის სახელმძღვანელო, იდეები და დახმარება.